Quelles conséquences de passer de 19 à 20 salariés pour l'entreprise ?

Augmenter ses effectifs est gage de croissance et de réussite pour l’entreprise. Bien que cela soit l’un des objectifs initiaux dès sa création, cette augmentation de personnel verra venir se greffer de nouvelles obligations légales pour l’employeur : un nouvel assujettissement ou la perte du bénéfice d’une déduction. Ces nouvelles obligations seront appliquées par seuils d’effectif. Nous vous proposons un tour d’horizon des conséquences pour une entreprise de passer d’un effectif de 19 à celui de 20 salariés ou plus.

Qu’est-ce qu’un seuil d’effectif ?

Un seuil d’effectif représente un palier du nombre de salariés de la société. Une fois franchi, ce palier entraîne l’application de nouvelles obligations pour l’entreprise, notamment fiscales et organisationnelles. L’objectif des seuils d’effectifs est d’assujettir de manière progressive les entreprises aux diverses obligations légales, selon les paliers franchis : jusqu’à 10 salariés, de 11 à 19, de 20 à 49, de 50 à 249, et au-delà.

Comment se calcule l’effectif d’une entreprise ?

Le calcul de l’effectif d’une entreprise s’obtient par le décompte de l’effectif annuel moyen de l’année N-1 retenu par le code de la sécurité sociale. Cette règle de décompte de référence est privilégiée pour simplifier l’administration des entreprises, puisqu’elle s’obtient par la déclaration sociale nominative (DSN) que chaque employeur est tenu de compléter chaque mois à partir de son logiciel de paie. Toutefois, le droit du travail impose encore quelques obligations dans le calcul d’effectif, notamment sur les statuts des employés.

Sont donc pris en compte dans le calcul d’effectif les salariés titulaires d’un contrat de travail, y compris ceux dont le contrat est suspendu (congé maternité, arrêt maladie, etc.), et les agents de la fonction publique titulaires ou contractuels, qu’elle soit d’Etat, hospitalière ou territoriale. En sont exclus les employés en CDD recrutés pour remplacer un employé absent, les contrats aidés ou de professionnalisation, les apprentis, les stagiaires, et bien-sûr le chef d’entreprise qui n’en est pas salarié, sauf exception.

La part que représente chacun dans le calcul dépend de son temps de travail :

• Les salariés à temps plein ou complet comptent pour une unité,
• Les salariés à temps partiel ou non complet comptent au prorata du temps de travail effectué par rapport à la durée légale du travail.

La neutralisation des franchissements de seuils d’effectifs

Depuis le 1^er janvier 2020, la loi PACTE (Plan d’Actions pour la Croissance et la Transformation des Entreprises) a modifié l’application des seuils d’effectifs dans le but de rationaliser et harmoniser leurs modalités d’application, mais aussi d’atténuer leurs effets, notamment ceux à la hausse, en retardant l’application des contraintes associées. C’est ainsi qu’un régime unique des franchissements de seuils d’effectifs a été mis en place. Aussi, les entreprises qui franchissent un seuil d’effectif dans l’année N-1 ne se verront appliquer les effets associés qu’à la 5^ème année consécutive de franchissement de ce même seuil.

Donnons un exemple : Au 1^er janvier 2022, une entreprise franchit un seuil d’effectifs en passant de 18 à 22 salariés. L’assujettissement aux nouvelles obligations associées ne s’appliquera qu’à compter du 1^er janvier 2027, si le seuil des 20 salariés reste franchi durant ces 5 années. Si en 2024, l’effectif de l’entreprise redescend à 19 salariés, elle ne se verra aucunement appliquer les obligations liées au franchissement de seuil d’effectif connu sur les deux années précédentes.

Cette pratique permet à la fois de faciliter et fluidifier la gestion des entreprises en leur évitant trop de contraintes, surtout dans le cas d’un franchissement de seuil limite, qui peut rebasculer à la baisse pour diverses raisons. En revanche, ce régime unique comporte des risques de contournement évidents, principalement pour son quinquennat consécutif.

Le 20^ème salarié : conséquences pour l’entreprise

Les branches du droit social et du droit du travail sont historiquement complexes. Les seuils d’effectifs sont l’une des nombreuses conséquences qui s’appliquent à chacune des évolutions de l’entreprise. Si les entrepreneurs en sont conscients et appliquent chacune de ces nouvelles obligations, il n’en demeure pas moins une contrainte de plus dans la lourdeur administrative de la gestion d’entreprise.

Aussi, la loi PACTE de 2020, dans l’esprit d’un allègement des contraintes, a presque supprimé le seuil des 20 salariés, répartissant ses conséquences sur les seuils à 11 ou à 50 salariés. Toutefois, dans la réalité, ce palier existe toujours.

Les conséquences pour l’entreprise à l’arrivée du 20^ème salarié

Le 20^ème salarié apporte avec lui quelques nouvelles obligations pour l’entreprise :

• L’emploi de salariés reconnus travailleurs handicapés à hauteur de 6 % de l’effectif total de l’entreprise en vertu de la loi Handicap (selon le Code du travail). Ce pourcentage est calculé sur tout type d’emploi, même les périodes de stage ou de mise en situation. Sont également déduits de la contribution les contrats de sous-traitance dès lors que les salariés sont reconnus travailleurs handicapés. Dans le cas contraire, l’entreprise sera pénalisée par le versement d’une contribution financière ;
• Les cotisations patronales sur la rémunération des heures supplémentaires dues en totalité, alors qu’elles étaient déduites jusqu’au 19^ème salarié, ainsi qu’un coefficient amélioré de la réduction Fillon (selon le Code de la Sécurité Sociale). La réduction Fillon, aussi appelée RGCP (Réduction Générale des Cotisations Patronales) ou encore le Zéro cotisation Urssaf, permet à l’employeur de baisser le montant de ses cotisations patronales sur les salaires versés ne dépassant pas les 2564,99 € bruts par mois. Au 20^ème salarié, cette réduction perdure mais s’amenuise ;
• La contrepartie obligatoire en repos (COR) est due par l’employeur sur les heures supplémentaires effectuées hors contingent annuel. Ce dernier est de 220 heures par salarié et par an. Au-delà de ces heures supplémentaires réalisées, toute nouvelle heure supplémentaire donnera lieu à rémunération au taux horaire majoré, ainsi qu’à une récupération en temps de repos équivalent à 50 % du temps supplémentaire travaillé pour les entreprises jusqu’à 20 salariés inclus, et équivalent à 100 % pour celles de 21 salariés et plus. Par exemple, un salarié ayant déjà réalisé 220 heures supplémentaires de janvier à septembre, réalise 10 heures supplémentaires sur le mois d’octobre. Ces 10 heures lui seront rémunérées à hauteur de 125 %, et lui donneront un crédit de temps de repos rémunéré de 5 heures.

Les obligations réparties sur d’autres seuils

Jusqu’à fin 2019, d’autres mesures étaient applicables avec l’arrivée du 20^ème salarié. Voici celles qui ont été reportées sur le seuil suivant, soit seulement à l’arrivée du 50^ème salarié. Notons que les mesures citées ne forment pas les uniques obligations applicables au 50^ème salarié, mais bien seulement celles transférées du seuil des 20 au seuil des 50.

• L’augmentation de la contribution au FNAL (Fonds National d’Aide au Logement) : La contribution au FNAL est obligatoire pour tous les employeurs, mais à des taux différents. Avant 2020, le passage au 20^ème salarié entraînait une augmentation de la cotisation au FNAL de 0.10 % à 0.50 %, soit au taux plein. C’est désormais au 50^ème salarié que s’applique cette obligation (selon le Code de la sécurité sociale) ;
• L’obligation d’établir un règlement intérieur : Avant 2020, le 20^ème salarié rendait le règlement intérieur obligatoire dans l’entreprise. C’est un document qui fixe les obligations en matière de santé, de sécurité et de discipline au sein de l’entreprise. Il est désormais obligatoire à l’arrivée du 50^ème salarié (selon le Code du travail) ;
• La Participation des Employeurs à l’Effort de Construction (PEEC), aussi et plus communément appelée « 1 % logement », concernait encore jusqu’à fin 2019 les entreprises d’au moins 20 salariés. Elles devaient ainsi consacrer 0.45 % des rémunérations versées en N-1 à des investissements en faveur de la construction de logements. Comme les précédentes, cette obligation s’applique désormais aux entreprises d’au moins 50 salariés (selon le Code de la construction et de l’habitat).