Entretien professionnel : réglementation, objectifs et organisation

Dans le cadre de son activité au sein d’une entreprise, un salarié doit bénéficier tous les deux ans, en principe, d’un entretien professionnel. Obligatoire, cette rencontre individuelle organisée par l’employeur doit lui permettre d’aborder divers points relatifs à ses perspectives d’évolution professionnelle.

Quels sont les objectifs de cet entretien professionnel ? À quelle réglementation est-il soumis ? Comment est-il organisé ? Comment se déroule-t-il ? Faisons le point dans ce dossier.

Entretien professionnel : de quoi s’agit-il ? Quels objectifs ?

Un entretien professionnel est un entretien organisé par l’employeur avec chacun de ses salariés. Chacun des collaborateurs doit être informé du fait qu’il bénéficie de ce type d’entretien tous les deux ans, et ce, dès son recrutement. Toutefois, en vertu de la loi du 5 septembre 2018, la périodicité peut être établie différemment par le biais d’un accord collectif d’entreprise ou d’un accord collectif de branche.

Un entretien professionnel est obligatoire. Il permet d’aborder certains points, dont les perspectives d’évolution professionnelle du collaborateur, notamment une promotion, une certification ou encore une mobilité professionnelle. L’employeur doit informer chaque salarié de la possibilité de bénéficier de services de conseil en évolution professionnelle dans cet objectif. Cet entretien a donc pour but d’encourager et de maintenir la motivation du collaborateur, mais également de l’impliquer dans le suivi et le développement de son propre parcours professionnel, en identifiant des besoins en matière de formation et d’accompagnement.

Par ailleurs, l’employeur doit transmettre au salarié convoqué des données relatives à l’activation de son compte personnel de formation ainsi que son abondement.

Après trois entretiens professionnels, c’est-à-dire tous les six ans, cette rencontre doit donner lieu à la rédaction d’un document récapitulatif du parcours professionnel du salarié. L’employeur et le salarié en conservent chacun une copie.

Le fait de dresser un bilan global des entretiens professionnels peut permettre à une entreprise de mettre en œuvre un plan de développement des compétences bien mieux adapté à l’ensemble de son personnel.

Entretien professionnel et bilan annuel d’évaluation : quelle différence ?

L’entretien professionnel ne correspond pas à l’entretien dédié au bilan annuel d’évaluation. Ce dernier est mis en œuvre chaque année dans le but de dresser un bilan de l’année passée et de fixer de nouveaux objectifs professionnels au salarié, le cas échéant.

Plusieurs points sont abordés, comme les missions effectuées, les activités réalisées, les objectifs fixés, les difficultés rencontrées, les réussites et les succès, les compétences mises en application, les faiblesses éventuelles et les points à améliorer, etc.

Qui est concerné par l’entretien professionnel ?

Tout salarié d’une entreprise qui dispose d’au moins deux années d’ancienneté peut bénéficier d’un entretien professionnel. Cette rencontre concerne en effet les collaborateurs en CDI, en CDD, en intérim, en alternance, en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel.

Entretien professionnel : quelle réglementation ?

L’entretien professionnel est un entretien obligatoire, imposé par la loi. Si le Code du travail stipule que sa responsabilité relève de l’employeur, il peut être tenu par un manager ou un responsable des ressources humaines si l’employeur ne peut l’assurer.

En principe, un entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans pour chaque salarié, sauf si un accord collectif d’entreprise ou un accord collectif de branche établit une périodicité différente.

En outre, un entretien professionnel peut être proposé à un salarié en dehors de ce délai de deux années si celui-ci reprend son poste après une absence de longue durée (longue maladie, congé maternité, congé parental, congé d’adoption, congé sabbatique, congé de proche aidant, mandat syndical, mobilité volontaire ou autre).

Comme nous l’avons indiqué précédemment, tous les six ans, l’entretien professionnel doit permettre de dresser un bilan du parcours professionnel du collaborateur. Un compte-rendu doit être rédigé pour un meilleur suivi.

Enfin, soulignons que l’employeur a pour obligation d’informer chaque salarié de la périodicité et du déroulé de ces entretiens professionnels lors de son recrutement.

Quelles sont les sanctions appliquées si la réglementation n’est pas respectée ?

Si un employeur n’a pas respecté l’obligation légale, il s’expose à des sanctions. En effet, si un collaborateur n’a pas bénéficié d’un entretien professionnel en l’espace de six ans ou s’il n’a pas pu bénéficier d’au moins une action de formation non obligatoire, l’employeur devra abonder son compte personnel de formation à hauteur de 3 000 euros.

La non tenue d’un entretien professionnel peut être considérée comme une faute de la part de l’employeur.

Entretien professionnel : comment est-il organisé ? Quel déroulé ?

Quand et où doit être organisé l’entretien professionnel ?

En principe, un entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans, sauf si un accord collectif d’entreprise ou de branche prévoit une autre périodicité.

Cet entretien doit être planifié sur le temps de travail du salarié et il doit être considéré comme du temps de travail effectif. Il est préférable que cet entretien professionnel soit organisé en présentiel, sur le lieu de travail. Néanmoins, si les conditions l’exigent, il peut se tenir à distance, par le biais d’une visioconférence, mais uniquement sur le temps de travail du salarié.

En vertu de l’article L. 6315-1 du Code du travail, la responsabilité de la tenue de l’entretien professionnel incombe à l’employeur.

Rappelons que tout salarié disposant d’une ancienneté de plus de deux ans doit bénéficier d’un entretien professionnel. En outre, il peut être proposé à un collaborateur qui reprend son poste après une longue période d’interruption, notamment :

• après un congé maternité ;
• après un congé d’adoption ;
• après un congé parental d’éducation ;
• après un congé de proche aidant ;
• après un congé sabbatique ;
• après une mobilité volontaire ;
• après une longue maladie ;
• après un mandat syndical.

Il est à noter que depuis le 1^er janvier 2019, tout collaborateur peut solliciter un entretien professionnel à une date antérieure à la reprise de son activité.

Quels sont les points à aborder obligatoirement au cours de l’entretien professionnel ?

Voici les sujets qui doivent être obligatoirement évoqués lors de l’entretien professionnel d’un salarié :

• son évolution professionnelle en matière d’emploi et de qualification ;
• l’évaluation de son employabilité ;
• le suivi de ses actions de formation ;
• le suivi de ses certifications ;
• le suivi de sa progression salariale et professionnelle ;
• un bilan sur le poste occupé, sur les missions réalisées ainsi que sur le projet et l’avenir professionnel du salarié.

Par ailleurs, l’employeur doit informer le collaborateur de certains points :

• la validation d’acquis de l’expérience (VAE) qui lui permet de valider une compétence par le biais d’une certification professionnelle ;
• l’activation et l’abondement de son compte personnel de formation (CPF) qui lui permet de financer des formations qualifiantes ou certifiantes ;
• la possibilité de bénéficier des services du conseil en évolution professionnelle.

Pour mieux préparer l’entretien, l’employeur peut remettre au préalable à son collaborateur une liste des points qui seront abordés.

Quelle est l’issue de l’entretien professionnel ?

Les points abordés au cours de l’entretien professionnel doivent être mentionnés dans un document synthèse en deux exemplaires. Une copie sera conservée par l’employeur et l’autre sera remise au salarié.

Un suivi par le biais de points d’étapes pourra être mis en place avant le prochain entretien professionnel en fonction des projets du salarié, dans le but de l’accompagner au mieux et de répondre à ses besoins et à ses attentes.