Facture proforma : définition, utilité, différence avec un devis

Une facture proforma n'a aucune valeur juridique ou comptable, contrairement à un devis ou une facture classique. Ce type de facture désigne plutôt une proposition commerciale, en vue d'un achat de produit ou de services, qui n'engage ni le fournisseur, ni le client, et qui ne permet pas d'exiger un paiement. À l'instar d'un devis ou d'une facture normale, une facture proforma mentionne cependant en détail l'objet d'une transaction commerciale, notamment le descriptif des produits ou des services concernés, ainsi que leur quantité et leur prix. En résumé, une facture proforma permet de donner toutes les informations nécessaires à un potentiel client, pour, en quelque sorte, le rassurer sur les termes d'une vente, lui donner confiance, et engager des négociations commerciales.

Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Selon la définition donnée par le dictionnaire Le Robert, une facture proforma désigne une facture anticipée, c'est-à-dire qui n'entraîne aucune conséquence juridique pour le client, mais qui doit être établie dans les règles.

Une facture proforma, qui signifie littéralement "pour la forme", est donc un document purement commercial qui n'engage pas le client. Autrement dit, il s'agit d'un document purement informatif et provisoire, contrairement à un devis ou une facture classique.

Une facture proforma décrit une transaction commerciale envisagée, qu'il s'agisse de la vente d'un produit ou d'un service. Ce type de facture permet de vérifier en amont qu'un fournisseur et un client sont bien informés des termes d'une éventuelle affaire ultérieure entre eux et leur permet de se mettre d'accord sur cette dernière. Cela veut dire qu'une facture proforma n'engage en rien le client et qu'il peut tout à fait négocier les termes de la transaction commerciale ainsi proposée.

Une facture proforma n'a aucune valeur juridique, c'est-à-dire qu'elle ne protège ni celui qui l'émet, ni son client, et aucune valeur comptable, contrairement à un devis ou une facture classique qui est prise en compte officiellement dans la comptabilité d'une entreprise. C'est pourquoi, à l'inverse d'une facture normale, une facture proforma peut être modifiée et rééditée.

Suite à l'émission d'une facture proforma, et si la transaction commerciale se concrétise, cette dernière peut faire l'objet ensuite d'un devis en bonne et due forme, et d'une facture classique au final.

Que doit mentionner une facture proforma ?

Même si aucune réglementation précise existe en la matière, il est préférable d'indiquer les mentions suivantes sur une facture proforma :

• les coordonnées de l'entreprise qui l'établit, ainsi que celles du client ;
• la mention "proforma" ;
• la date de création de la facture proforma ;
• le numéro de facture proforma (ce n'est pas une obligation mais c'est préférable), qui doit faire l'objet d'une numérotation différente des factures traditionnelles ;
• la description des produits ou des services proposés, ainsi que leur quantité ;
• le prix des produits ou des services concernés hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• la TVA appliquée ;
• les conditions de paiement ;
• les modalités de livraison ;
• les conditions générales de vente (CGV) ;
• les éventuelles conditions particulières de vente.

Un facture proforma se différencie d'un devis dans le sens où ce dernier est notamment obligatoire à fournir, contrairement à une facture proforma, dans certains secteurs d'activité comme le dépannage, l’entretien ou la réparation dans le bâtiment, l’équipement de la maison, le déménagement, la location de voiture, les opérations funéraires, les appareillages auditifs, la chirurgie esthétique, ou encore l'optique médicale.

La délivrance d'un devis est aussi obligatoire pour toutes les prestations de services à la personne dont le montant est égal ou supérieur à 100 euros TTC par mois, les actes de chirurgie dentaire ou de pédicure-podologie au coût élevé.

D'autre part, à la différence d'une facture proforma, un devis doit mentionner la date et la durée de la prestation, notamment dans le domaine du bâtiment quand il s'agit de la réalisation de travaux. Enfin, un devis engage les parties car il s'agit d'une offre de contrat qui lie celui qui le rédige et le client à partir du moment où il signe ce devis.

La facture proforma est souvent utilisée justement dans les secteurs professionnels où les devis ne sont pas obligatoires.

De plus, au contraire d'une facture classique, une facture proforma ne permet pas d'exiger un paiement de la part de son client.

Quel est l'intérêt d'une facture proforma ?

En établissement une facture proforma, un professionnel reste au stade de la proposition commerciale. Elle devance la facture que le client reçoit ensuite et qui l'engage officiellement.

Grâce à une facture proforma, le potentiel client dispose ainsi des informations nécessaires à sa prise de décision quant à conclure ou non un contrat de vente avec un prestataire de produit ou de services. Il s'agit en quelque sorte d'établir un premier contact commercial avec un client, de le rassurer et de le pousser à conclure la vente, une démarche surtout utilisée pour des contrats de montants importants.

De plus, une facture proforma en main, un client dispose encore de la possibilité de négocier les termes de la vente, contrairement au devis pour lequel cette négociation n'est plus possible.

Une facture proforma permet aussi, avant de conclure définitivement une vente, d'informer précisément son client des conditions de cette transaction, ce qui représente une garantie pour un potentiel client.

Gage de confiance, une facture proforma peut être aussi demandée à un professionnel comme justificatif par une banque au moment d'une demande de prêt destiné à réaliser un investissement ou d'un escompte bancaire, par exemple, car elle apporte la preuve qu'il a la capacité d'engager des transactions qui respectent les règles de base.

Une facture proforma sert aussi à une entreprise à l'occasion d'échanges internationaux, notamment lorsqu'elle doit exporter des marchandises qui ne font pas l'objet d'une vente (échantillons, cadeaux, etc.), pour déclarer la valeur de ces dernières lors de leur déclaration à la douane, mais aussi pour mettre en confiance un potentiel client étranger. Dans ce type de situation, il est conseillé d'indiquer les éléments supplémentaires suivants sur une facture proforma : l'objet de l'envoi (à l'attention des douanes) ; l'"Incoterm®", qui désigne un ensemble de dispositions contractuelles relatives au transport de marchandises, qui détermine leur valeur en douane, mais aussi leur lieu de destination et les assurances qui y sont liées ; et les frais de douane.

Une facture proforma, qui n'a pas de valeur juridique, peut aussi être demandée par l'administration fiscale à l'occasion d'une demande d'exonération de TVA, ou pour justifier cette situation comptable, par exemple.