Facturation électronique pour toutes les entreprises : caractéristiques et conditions

D'ici 2026, toutes les entreprises établies en France, et qui sont assujetties à la TVA, vont devoir émettre obligatoirement des factures au format électronique dans un souci de modernisation notamment. De la même manière, à compter du 1^er juillet 2024, elles devront déjà être en mesure d'accepter ces factures électroniques. Un procédé qui est déjà mis en place pour les entreprises qui font affaire avec le secteur public. Pour les autres, la facturation électronique demande de prévoir l'adaptation du traitement de leurs factures, en particulier en ce qui concerne leur contenu, mais aussi leur transmission qui devra être réalisée exclusivement par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation partenaire accréditée par l'administration fiscale. Un grand changement donc pour la comptabilité des entreprises.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ? Comment ça marche ?

La facturation électronique, aussi appelée "e-invoicing", est un procédé qui va s'appliquer progressivement en France à toutes les entreprises.

Concrètement, une facture électronique désigne une facture qui est créée, envoyée et conservée exclusivement sous une forme dématérialisée et qui doit comporter, comme nous le verrons plus bas, un minimum de données dont le format est uniformisé pour toutes les entreprises qui les émettent.

La facturation électronique concerne toutes les opérations d’achats et de ventes (acompte et facture) de biens ou de prestations de service dites domestiques, c'est-à-dire réalisées sur le territoire national, menées entre des entreprises assujetties à la TVA établies en France, soit ce que l'on appelle les transactions "business to business (B2B)".

Une facture électronique présente la particularité d'être transmise à son destinataire uniquement par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation. Un tel outil existe déjà et est obligatoire depuis 2020 pour les entreprises qui réalisent des transactions avec le secteur public, soit l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics. Il s'agit de la plateforme Chorus pro.

Les entreprises qui réalisent d'autres types de transactions, soit des opérations avec le secteur privé, vont pouvoir utiliser la plateforme dématérialisée de leur choix pour envoyer leurs factures en toute sécurité, qui peut être la même que celle utilisée par leurs clients ou leurs fournisseurs, ou non. Toutefois, cette plateforme doit être ce que l'on appelle une "une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)", c'est-à-dire accréditée et immatriculée par l'administration fiscale. Ces dernières seront connues d'ici la fin de l'année 2023. L'utilisation de la plateforme Chorus pro existante est également possible.

Autrement dit, l'envoi d'une facture directement à un client ne sera plus possible.

3 formats de facture électronique sont acceptés et proposés par les plateformes de dématérialisation pour le compte de leurs clients : le format Cross Industry Invoice (CII), le format Universal Business Language (UBL) et un format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.

Sur ces plateformes, qui sont des prestataires de services, les entreprises peuvent suivre l'avancée de leurs factures émises électroniquement. Les différents statuts proposés sont ceux de "dépôt" lorsque la facture est acceptée par la plateforme, de "rejet" si la facture n'est pas conforme, de "refus" si le destinataire ne l'accepte pas, et d'"encaissée" quand le paiement de la facture a été effectué.

Ces plateformes ont aussi pour rôle de transmettre certaines données mentionnées sur une facture électronique à l'administration fiscale telles que, par exemple, l'identification du fournisseur et du client, le montant hors taxes de l’opération, le montant de la TVA due, le taux de TVA appliqué, etc., mais aussi de mettre à disposition des entreprises utilisatrices les informations concernant le paiement de leurs factures.

La mise en place progressive de la facturation électronique par les pouvoirs publics pour toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA répond à une nécessité de "renforcer la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation", comme l'indique le site impôts.gouv.fr géré par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), qui souligne aussi qu'avec la facturation électronique les entreprises peuvent réaliser une économie financière de 50 % à 75 % par rapport au traitement d'une facture format papier.

La facture électronique a aussi pour but de simplifier les obligations déclaratives des entreprises en matière de TVA car ce document va permettre le pré-remplissage des déclarations de TVA, d'améliorer la détection de la fraude fiscale et de mieux connaître en temps réel "l’activité des entreprises pour permettre un pilotage de la politique économique au plus près de la réalité économique des acteurs", comme l'indique également l'administration fiscale.

Les mentions obligatoires à porter sur une facture électronique

D'abord, une facture électronique doit comporter toutes les mentions obligatoires définies par le Code de commerce et le Code général des impôts s'il s'agit notamment d'une facture destinée à un professionnel (le seul type de facture concernée par la facturation électronique).

Pour rappel, ces mentions obligatoires sont :

• la date d'émission de la facture ;
• un numéro de facturation ;
• la date de la vente d'un bien ou de la réalisation d'une prestation de service ;
• l'identité de l'acheteur ;
• l'identité du vendeur ;
• le numéro de bon de commande si ce type de document a été établi avant la vente ;
• le numéro individuel d'identification à la TVA (numéro de TVA intracommunautaire) du vendeur et du client pour les factures d'un montant total égal ou supérieur à 150 euros HT ;
• la désignation du produit ou de la prestation ;
• le détail en quantité et en prix de chaque produit ou service ;
• le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou le taux horaire hors TVA des services fournis ;
• les majorations éventuelles de prix (transport, emballage, etc.) ;
• les éventuels rabais, ristournes, ou remises sur le prix de vente ;
• la somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises ;
• la date ou le délai de paiement ;
• le taux des pénalités de retard exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement ;
• la mention de l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement.

À partir du 1^er juillet 2024, les factures électroniques devront mentionnées obligatoirement également d'autres éléments supplémentaires dont le format prévu est normé :

• le numéro "Système d'identification du répertoire des entreprises (SIREN)" ;
• l'adresse de livraison des biens ou services si elle est différente de l'adresse du client ;
• la mention que les achats ou ventes concernent exclusivement la livraison de biens ou de prestations de services (ou les deux en même temps) ;
• le paiement reporté de la TVA qui peut concerner certains prestataires de service.

Afin de garantir l'authenticité de l'origine d'une facture électronique, mais aussi de certifier son contenu qui est non modifiable et sa lisibilité, ce type de facturation permet d'utiliser ce que l'on appelle un cachet électronique, c'est-à-dire une version digitale du tampon d'une entreprise.

En conséquence, les factures format papier scannées, sous format PDF, générées par un logiciel de comptabilité pour être transmises par mail, etc., ne seront plus conformes à la réglementation en lien avec la facturation électronique.

L'obligation d'émettre des factures électroniques : pour qui et quand ?

Comme nous l'avons vu, la facturation électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA et établies en France qui réalisent des ventes ou des achats de biens ou de services sur le territoire national avec des professionnels également assujettis à la TVA et ayant leur siège social en France.

Ce type de facturation bientôt obligatoire ne s'applique pas, en revanche, à certaines transactions : celles menées au niveau international et intracommunautaire, conclues avec les particuliers (soit en BtoC), qui bénéficient d'une exonération de TVA ou d'une dispense de facturation, et celles qui intéressent certains secteurs comme le domaine de la santé, de l'enseignement, de la formations, les opérations immobilières, bancaires, financières, d'assurance ou de réassurance, ainsi que les transactions réalisées avec des associations à but non lucratif.

La facturation électronique va entrer en vigueur petit à petit :

• à compter du 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
• à partir du 1^er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI), c'est-à-dire qui ont entre 250 et 4 999 salariés ou présentent un chiffre d'affaires qui n'excède pas 1,5 milliard d'euros (ou un total de bilan de pas plus de 2 milliards d'euros) ;
• à partir du 1^er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.

À noter : la facturation électronique ne s'applique pas aux entreprises établies dans les collectivités d'outre-mer (COM), des territoires où la TVA n'est pas applicable, soit la Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, la Nouvelle-Calédonie, la Polynésie française, Wallis-et-Futuna, et les Terres australes et antarctique françaises.

En revanche, les entreprises installées dans les départements d'outre-mer (DOM), soit la Guadeloupe, la Martinique et La Réunion, sont concernés par la facturation électronique, excepté la Guyane et Mayotte.

La réglementation sur la facturation électronique prévoit également qu'à partir du 1^er juillet 2024, les entreprises seront dans l'obligation de faire en sorte de pouvoir réceptionner des factures sous format électronique à partir du moment où leur fournisseur fait partie des entreprises pour qui l'émission de factures électroniques est obligatoire, par exemple leur fournisseur d'électricité, d'Internet, etc. Une obligation qui concerne aussi les microentreprises qui sont exonérées de la déclaration et du paiement de la TVA.

D'autre part, une facture électronique doit être conservée sous ce format pendant un délai de 6 mois à partir de sa date d'émission.

Le fait de ne pas respecter les obligations en matière de facturation électronique expose les entreprises à une amende : 15 euros par facture, dans la limite de 15 000 euros par année civile.

Il faut savoir également que les transactions commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique (notamment celles réalisées avec des particuliers ou des entreprises étrangères) obligent les entreprises concernées à transmettre certaines informations à l'administration fiscale (montant de l’opération, montant de la TVA facturée, etc.), une opération appelée "e-reporting", également par le biais d'une plateforme de dématérialisation partenaire ou Chorus pro. Le e-reporting a pour but à terme de proposer aux entreprises un pré-remplissage de leurs déclarations de TVA.