Quelles obligations comptables pour un commerçant ?

En tant que chef d'entreprise, un commerçant est tenu de tenir une comptabilité, qu'il soit une personne physique ou une personne morale, c'est-à-dire qui exerce son activité sous la forme d'une société (SA, SAS, SARL, EURL, etc.). Les obligations comptables et les règles à respecter en la matière sont différentes en fonction de la taille de l'entreprise, mais aussi selon son régime comptable. Nous nous intéressons ici aux obligations comptables des petites et moyennes entreprises commerciales.

Les obligations liées à la comptabilité d'un commerçant

Comme tout chef d'entreprise, un commerçant doit tenir une comptabilité dite "sincère et fidèle" à la réalité de l'exercice de son activité, la base des principes de la comptabilité française.

Ainsi, d'une part, un commerçant doit appliquer les règles comptables en vigueur et, à travers elles, refléter avec exactitude la situation de son entreprise. Le commerçant est tenu responsable de la loyauté et de la bonne foi des informations comptables qu'il renseigne. En cas de mauvaise tenue de sa comptabilité, de documents comptables faux ou fictifs, un commerçant s'expose à une amende de 500 000 euros et à 5 ans d'emprisonnement.

D'autre part, les règles comptables exigent qu'un commerçant établisse une comptabilité régulière. Pour ce faire, un commerçant a le choix entre tenir sa comptabilité lui-même ou faire appel à un expert-comptable qui doit obligatoirement être inscrit au tableau de l'Ordre des experts-comptables, procédure garante du respect du code de déontologie et des normes professionnelles en vigueur en matière de comptabilité. Un expert-comptable peut prendre en charge toutes les opérations comptables d'un commerçant ou s'appuyer sur le travail de ce dernier pour accomplir ses missions. Il vérifie aussi les livres comptables, contrôle les déclarations fiscales et assiste un chef d’entreprise en cas de contrôle par les services fiscaux ou par les organismes sociaux.

Les documents comptables obligatoires

Un commerçant a l'obligation d'enregistrer ses opérations comptables dans des documents bien précis, le livre-journal et le grand-livre, qui lui permettent, mais aussi à des tiers, de disposer à tout moment des informations relatives à la situation de son activité.

Toutes les opérations ainsi enregistrées en comptabilité doivent mentionner leur origine, leur contenu, leur affectation à un compte du plan comptable donné, et doivent faire référence à une pièce justificative (facture, ticket de caisse, opération bancaire, etc.).

Le livre-journal

Un commerçant (ou son expert-comptable) doit enregistrer en comptabilité régulièrement et de manière chronologique tous les mouvements de son activité, c'est-à-dire ses achats, ses ventes, et toutes les opérations qui touchent à son actif, dans un document comptable appelé le livre-journal. Ce dernier peut prendre la forme de documents format papier ou électronique.

Dans le premier cas, ces documents doivent être numérotés. Un livre-journal électronique ne nécessite pas cette exigence mais les opérations enregistrées doivent être identifiées et datées.

Ces enregistrements dans le livre-journal doivent être réalisés opération par opération et au jour le jour.

Le grand-livre

Le grand-livre est un document comptable qui rassemble toutes les opérations comptables d'un commerçant, donc celles enregistrées dans le livre-journal, classées et réparties selon le plan comptable en vigueur en France, en 7 catégories de comptes :

• comptes de classe 1 : comptes de capitaux
• comptes de classe 2 : comptes d'immobilisations
• comptes de classe 3 : comptes de stocks et en-cours
• comptes de classe 4 : comptes de tiers
• comptes de classe 5 : comptes de trésorerie
• comptes de classe 6 : comptes de charges
• comptes de classe 7 : comptes de produits.

La facturation

Lorsqu'un commerçant réalise une transaction avec un autre professionnel, ou si un particulier client lui demande, il doit obligatoirement émettre une facture. Cette dernière a un but commercial puisqu'elle détaille les prestations et les produits vendus, indique les conditions d'achat et de vente d'un produit ou d'un service (leur nature, leur quantité, leur poids, leur prix, les conditions et échéance de paiement, etc.), mais une facture a aussi une valeur comptable en tant que justificatif d'une opération commerciale qui sert à l'établissement des comptes d'un commerçant.

C'est aussi un document important fiscalement car elle est la base sur laquelle est établie la collecte de la TVA.

Un commerçant doit émettre des factures numérotées basées sur une séquence chronologique continue et sans rupture, ce numéro fait partie des mentions obligatoires à porter sur une facture.

Les autres obligations liées à la comptabilité

Parmi les obligations comptables d'un commerçant, ce dernier doit détenir un compte bancaire. Il est aussi tenu de réaliser au moins une fois par an à la clôture de son exercice comptable un inventaire qui lui permet de contrôler l'existence réelle de son patrimoine, soit son actif, c'est-à-dire ce qu'il possède (bâtiment, fonds de commerce, matériel, créances, etc.) et son passif (la provenance de ses ressources financières, ses dettes, ou encore le bénéfice de son commerce).

D'autre part, à chaque fin d'exercice comptable, un commerçant doit obligatoirement conserver pendant au moins 10 ans toutes ses pièces comptables telles que ses factures, ses bons de commande ou de livraison, son livre-journal, son grand-livre, etc.

L'obligation de tenir des comptes annuels

En matière d'obligations comptables, un commerçant doit également établir à chaque fin d'exercice des comptes annuels. Ces derniers sont composés de différents documents.

Le bilan comptable

Le bilan comptable est un document qui procure une photographie de l'activité commerciale à un moment donné, qui est en principe édité à la fin de l’exercice comptable. Il donne notamment une idée précise de la situation de la trésorerie d'un commerçant ou de la possibilité de financer la différence entre ses dettes et ses créances avec sa trésorerie.

Conformément au plan comptable général français, concrètement, un bilan comptable se présente sous la forme d’un tableau composé de 2 colonnes : la colonne de gauche rassemble tous les éléments actifs de l’entreprise et la colonne de droite, les éléments passifs.

D'autre part, selon les normes comptables, un bilan comptable doit toujours présenter un actif égal au passif. Dans le cas contraire, l'entreprise est dite en cessation de paiement car sa trésorerie n'est pas suffisante pour régler ses dettes.

Le compte de résultat

Autre document comptable qu'un commerçant doit obligatoirement établir : le compte de résultat. Ce document permet de retranscrire les flux de produits (les recettes) et de charges (les dépenses) réalisés pendant la durée d’un exercice comptable et de déterminer notamment si un commerçant réalise des bénéfices ou, au contraire, constate des pertes.

Un compte de résultat prend généralement la forme d'un tableau scindé en 2 colonnes : à droite les produits et à gauche les charges. Tous ces éléments sont répartis en 3 catégories principales :

• le résultat d'exploitation qui indique la différence entre les produits et les charges d’exploitation soit, pour les produits, les ventes, les recettes annexes, les rabais, les remises, les produits stockés, etc., et, pour les charges, les achats, les frais généraux, les impôts, les taxes, les charges de personnel, etc. ;
• le résultat financier, soit la différence entre les produits financiers (intérêts liés à des placements, cessions de valeurs mobilières) et les charges financières (escomptes, intérêts d'emprunt, de découvert bancaire, etc.), qui donne des informations sur le financement d'un commerce ;
• le résultat exceptionnel, c'est-à-dire les produits exceptionnels moins les charges exceptionnelles.

Si le compte de résultat présente des produits supérieurs aux charges, le résultat net obtenu est un bénéfice. À l'inverse, il montre une perte si les charges sont supérieures aux produits de l’entreprise. Ce résultat net est identique au passif du bilan comptable.

L'annexe comptable

L'annexe comptable est aussi un document qu'un commerçant doit établir obligatoirement en matière de comptes annuels, hormis s'il est constitué en microentreprise.

L'annexe comptable permet de donner des informations complémentaires et plus précises pour lire et mieux comprendre le bilan comptable et le compte de résultat.

L'annexe comptable doit notamment comporter des mentions obligatoires nombreuses (d'autres facultatives peuvent aussi y être indiquées) telles que des explications sur les frais d'un commerce, les charges à payer, les effets de commerce, les méthodes comptables utilisées, concernant l'engagement du commerçant en matière de pension de retraite, d'indemnités, d'allocations, etc.

Une présentation comptable simplifiée pour certains commerçants

Les commerçants qui exercent leur activité en tant que personne physique, ou morale s'ils sont assujettis au régime réel simplifié d'imposition (RSI) sur les bénéfices et sur la TVA, c'est-à-dire les entrepreneurs qui sont imposés en fonction du résultat dégagé au cours de l'exercice, disposent de la possibilité de présenter leurs comptes annuels sous une forme plus sommaire.

Dans ce cas, un commerçant a besoin d'enregistrer ses créances et ses dettes uniquement à la clôture de son exercice. La présentation de son bilan comptable et de son compte de résultat comportent aussi moins d'éléments.

Un commerçant microentrepreneur bénéficie, lui, de la possibilité de tenir une comptabilité encore plus simplifiée. Il doit d'abord déclarer son chiffre d'affaires soit tous les mois, soit tous les 3 mois, à l'administration fiscale. En matière de documents comptables obligatoires, il doit tenir à jour ce que l'on appelle un livre des recettes encaissées qui mentionne chronologiquement le montant et l'origine de ses recettes, les modes de règlement de ses clients, et les références de ses factures.

Un commerçant microentrepreneur doit aussi tenir un registre des achats qui indique les modes de paiement de ces derniers et les factures correspondantes.