Frais de déplacement des salariés : principe et remboursement

Les salariés qui sont amenés dans le cadre de leur métier à se déplacer à des fins professionnelles peuvent bénéficier du remboursement d'une partie, ou de la totalité, de leurs dépenses liées à ce type de déplacement s'ils utilisent leur voiture ou un autre type de véhicule personnel.

Un employeur n'a pas pour obligation de dédommager ses salariés dans ce cas, mais cette pratique est toutefois très répandue dans les entreprises. Selon les types de déplacements professionnels, l'employeur peut rembourser ses salariés sous la forme du versement d'indemnités kilométriques ou d'allocations forfaitaires. Toutefois, certains frais de déplacement des salariés, en particulier les trajets domicile/travail en transports en commun, doivent être obligatoirement être indemnisés en partie par l'employeur.

Frais de déplacement des salariés : de quoi parle-t-on ?

Les frais de déplacement des salariés, aussi appelés frais de transport, désignent les dépenses engagées par ces derniers pour les besoins de leur activité professionnelle pour se rendre à un rendez-vous avec des clients, participer à une réunion avec un fournisseur, faire une visite de chantier, ou tout autre type de déplacement effectués au nom de l'entreprise.

Ces frais de déplacement désignent plus précisément des dépenses payées par un salarié qui utilise son véhicule personnel (voiture, deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm³ ou moto) à des fins professionnelles telles que des dépenses de carburant, de stationnement, etc.

Dans cette situation, l'employeur verse en principe une indemnité forfaitaire kilométrique au salarié concerné destinée à lui rembourser ses frais de déplacement occasionnés dans le cadre d'une mission professionnelle et s'il utilise son véhicule personnel.

Au regard du fisc, il revient à l'employeur de prouver que son salarié, qui est ainsi indemnisé, utilise bien son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. En conséquence, l'employeur doit pouvoir à tout moment justifier de ces déplacements professionnels, ainsi que du nombre de kilomètres parcourus dans ce cadre par ses salariés concernés.

De son côté, un salarié dans ce cas doit attester qu'il ne transporte dans son véhicule personnel aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités.

Cette indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations et de contributions sociales pour les salariés, ainsi que de l'impôt sur le revenu dans des limites fixées annuellement par l'administration fiscale.

Calcul des indemnités versées aux salariés pour leurs petits déplacements

L'indemnité forfaitaire kilométrique versée aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels est calculée d'après un barème fixé par l'administration fiscale. Mais un employeur peut décider d'indemniser davantage ses salariés dans ce cas-là.

Ce barème définit différents niveaux d'indemnités en fonction du type de véhicule personnel utilisé par un salarié (voiture, deux-roues motorisé ou moto) à des fins professionnelles, de sa puissance fiscale et du nombre de kilomètres que le salarié a parcourus à cette occasion.

Cette distance parcourue en kilomètre (appelée d) est ensuite multipliée par des indices déterminés par l'administration fiscale pour obtenir le montant de l'indemnité que reçoit le salarié.

D'autre part, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ces barèmes est majoré de 20 % si un salarié se sert de son véhicule électrique pour se déplacer au nom de son entreprise.

Barème des indemnités kilométriques pour une voiture

Puissance fiscale de 3 CV et moins

• Jusqu'à 5 000 km parcourus à titre professionnel : d * 0,529
• De 5 001 à 20 000 km : (d * 0,316) + 1 065
• Au-delà de 20 000 km : d * 0,370

Puissance fiscale de 4 CV

• Jusqu'à 5 000 km : d * 0,606
• De 5 001 à 20 000 km : (d * 0,340) + 1 330
• Au-delà de 20 000 km : d * 0,407

Puissance fiscale de 5 CV

• Jusqu'à 5 000 km : d * 0,636
• De 5 001 à 20 000 km : (d * 0,357) + 1 395
• Au-delà de 20 000 km : d * 0,427

Puissance fiscale de 6 CV

• Jusqu'à 5 000 km : d * 0,665
• De 5 001 à 20 000 km : (d * 0,374) + 1 457
• Au-delà de 20 000 km : d * 0,447

Puissance fiscale de 7 CV et plus

• Jusqu'à 5 000 km : d * 0,697
• De 5 001 à 20 000 km : (d * 0,394) + 1 515
• Au-delà de 20 000 km : d * 0,470

Barème des indemnités kilométriques pour un deux-roues de cylindrée inférieure à 50 cm³

On parle ici du barème des indemnités kilométriques sur lequel un employeur doit se baser quand un salarié utilise pour ses déplacements professionnels son cyclomoteur, son scooter, sa motocyclette, etc., dont la cylindrée ne dépasse pas 50 cm³ :

• Jusqu’à 3 000 km : d * 0,315
• De 3 001 à 6 000 km : (d * 0,079) + 711
• Au-delà de 6 000 km : d * 0,198

Barème des indemnités kilométriques pour une moto

Un salarié qui utilise sa moto pour ses déplacements professionnels est indemnisé de ses frais selon un barème d'indemnités kilométriques basé sur la puissance de son véhicule et des kilomètres parcourus dans le cadre professionnel.

Puissance de 1 à 2 CV

• Jusqu'à 3 000 km : d * 0,395
• De 3 001 à 6 000 km : (d * 0,099) + 891
• Au-delà de 6 000 km : d * 0,248

Puissance de 3 à 5 CV

• Jusqu'à 3 000 km : d * 0,468
• De 3 001 à 6 000 km : (d * 0,082) + 1 158
• Au-delà de 6 000 km : d * 0,275

Puissance de plus de 5 CV

• Jusqu'à 3 000 km : d * 0,606
• De 3 001 à 6 000 km : (d * 0,079) + 1 583
• Au-delà de 6 000 km : d * 0,343

L'indemnité dite de "grand déplacement"

En matière de frais de déplacement des salariés, on distingue aussi ceux occasionnés par des "grands déplacements", c'est-à-dire les dépenses payées par un salarié lors d'un déplacement professionnel qui ne lui permet pas de rejoindre chaque jour son domicile. Ce type de déplacement occasionne en effet des frais supplémentaires de nourriture et de logement.

L'administration fiscale considère qu'un grand déplacement doit remplir 2 conditions : la distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail du salarié en mission professionnelle doit être supérieure ou égale à 50 km (trajet aller ou retour) et les transports en commun ne doivent pas permettre de parcourir cette distance dans un temps inférieur à 1 h 30 (aller ou retour).

D'autre part, pour bénéficier d'un remboursement de ses frais, un salarié dans ce cas ne doit pas regagner son domicile le soir.

Un employeur peut indemniser son salarié en lui versant des allocations forfaitaires appelées indemnités de grand déplacement dont le montant varie selon que le déplacement professionnel de son salarié est réalisé en France métropolitaine, en outre-mer ou à l'étranger.

D'autre part, le montant de ces indemnités fait l'objet d'un abattement en fonction de la durée du déplacement professionnel du salarié (plus de 3 mois en général).

Barème d'indemnisation des salariés pour un grand déplacement en France métropolitaine

• Indemnité par repas : 19,40 euros
• Indemnité logement et petit déjeuner (par jour) pour les déplacements à Paris et dans sa petite couronne (75, 92, 93 et 94) : 69,50 euros
• Indemnité logement et petit déjeuner (par jour) pour les autres départements : 51,60 euros.

Barème d'indemnisation des salariés pour un grand déplacement en outre-mer

Les indemnités forfaitaires qu'un employeur peut verser à ses salariés s'ils se déplacent en outre-mer pour des raisons professionnelles sans possibilité de regagner leur domicile le soir varie en fonction des départements.

Martinique, La Réunion, Mayotte, Guadeloupe, Guyane et Saint-Pierre-et-Miquelon

• Indemnité d'hébergement : 70 euros
• Indemnité de repas : 17,50 euros

Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française

• Indemnité d'hébergement : 90 euros
• Indemnité de repas : 21 euros

Indemnisation des salariés pour un grand déplacement à l'étranger

Les salariés en déplacement professionnel à l'étranger pour une mission temporaire reçoivent une allocation forfaitaire journalière de leur employeur dont le montant varie selon le pays : 164 euros par jour en Allemagne, 206 euros en Belgique, 210 euros en Inde, 216 euros au Brésil, 220 euros en Finlande, etc.

Quid des frais de déplacement domicile-travail des salariés ?

Les frais de transport en lien avec les trajets domicile-travail des salariés font aussi partie des déplacements qu'un employeur doit ou peut prendre en charge. Plusieurs dispositifs sont à sa disposition dont certains sont obligatoires.

Prise en charge de l'abonnement à un transport en commun

Selon la loi, un employeur est dans l'obligation de prendre en charge au minimum 50 % de l'abonnement à un transport public (train, tramway, métro, services publics de location de vélos) utilisé par ses salariés pour se déplacer de leur domicile à leur travail.

Cette participation de l'employeur peut aller actuellement jusqu'à 75 % du coût de ces abonnements tout en permettant à l'entreprise de bénéficier d'exonérations fiscales et sociales.

Le forfait mobilités durables

Afin d'encourager leurs salariés à emprunter des moyens de locomotion plus écologiques (dits "à mobilité douce") tels que le vélo, le covoiturage, l'autopartage, les transports en commun non concernés par la prise en charge obligatoire des frais d’abonnement, etc., un employeur qui le souhaite peut prendre en charge à hauteur de 800 euros par an tout ou partie les frais de déplacements personnels de ses salariés entre leur domicile et leur lieu de travail tels que les frais de carburant, pour alimenter un véhicule électrique, hybride rechargeable ou hydrogène.

Mise à disposition d'une flotte de vélos

Les entreprises qui décident de mettre à disposition de leurs salariés une flotte de vélos dont ils peuvent se servir gratuitement pour leurs trajets domicile/travail ont la possibilité de bénéficier d'une réduction de leur impôt sur les sociétés.

Cet avantage fiscal peut représenter au maximum 25 % des frais engagés par l'entreprise pour l’achat ou l’entretien d'une flotte de vélos classiques ou à assistance électrique.

Indemnisation des frais de déplacement des salariés : un avantage pour les entreprises

Les employeurs qui versent des indemnités à leurs salariés pour les dédommager de leurs frais de déplacement ont la possibilité, sous certaines conditions, de pouvoir déduire du résultat fiscal de leur entreprise les dépenses qu'ils engagent en la matière.

En effet, les frais de transports personnels des salariés, les déplacements et les voyages à des fins professionnelles indemnisés par une entreprise peuvent être, selon les cas, soit déduits du résultat imposable de l'entreprise, soit du revenu du chef d'entreprise.

Ainsi, les dépenses déductibles du résultat de l'entreprise concernent : les déplacement professionnels des salariés et des dirigeants ; leurs frais de trajet domicile/travail de moins de 40 km ; les frais liés aux véhicules d'entreprise ; les frais de véhicules personnels des salariés utilisés à des fins professionnelles ; les frais d'avion nécessaires à l'activité de l'entreprise ; les voyages professionnels dits de "stimulation", c’est-à-dire les séminaires organisés pour récompenser les bonnes performances des salariés notamment.

Les frais de déplacement indemnisés par une entreprise qui donnent droit à cet avantage doivent remplir certaines caractéristiques :

• servir l’intérêt direct de l’exploitation de l'entreprise
• être en accord avec l'objet social de l'entreprise
• ne pas être excessifs ou fictifs
• être acquittés par l'entreprise
• faire l'objet de justificatifs
• apparaitre en comptabilité dans les charges de l'entreprise.

Concrètement, pour bénéficier de la déduction de ces dépenses sur son résultat fiscal, l'entreprise doit déclarer le montant réel des dépenses qu'elle a engagées en matière de déplacement par le biais du formulaire fiscal n° 2058 A pour les sociétés ou entreprises individuelles imposées sous le régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des formulaires n° 2035 A et 2035 B pour les entreprises imposées sous le régime des bénéfices non commerciaux (BNC).