Congés payés : quelles sont les règles applicables en entreprise ?

Selon les termes définis dans le chapitre 1^er du Code du travail, "Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur". Les congés payés représentent un droit en France, et une obligation pour l'employeur, qui s'applique à tous les salariés quelle que soit leur catégorie socioprofessionnelle, leur contrat de travail (en CDD, en CDI ou en intérim) et leur durée de temps de travail (temps plein ou temps partiel). Tous les salariés ont ainsi droit à 2,5 jours de congés payés par mois, soit 5 semaines chaque année.

Dans une entreprise, si les salariés doivent faire part des dates de congé qu'ils souhaitent prendre, c'est l'employeur qui décide de les accorder et qui définit l'ordre de départ en congé des salariés. Ce dernier doit toutefois respecter certains délais pour informer ses salariés des périodes pendant lesquelles ils peuvent prendre leurs congés. Pendant leurs congés payés, les salariés ne perçoivent pas de salaire mais ce que l'on appelle une indemnité de congés payés versée par leur employeur. Tour d'horizon des règles applicables en entreprise en matière de congés payés.

Le nombre légal de jours de congés payés auxquels a droit un salarié

Un salarié qui travaille depuis au minimum un mois chez le même employeur a droit à un congé payé de deux jours et demi ouvrables (c'est-à-dire tous les jours de la semaine qui peuvent être légalement travaillés et qui ne sont pas fériés) par mois de travail effectif, ce qui représente au total pour une année complète de travail 30 jours ouvrables, c'est-à-dire 5 semaines de congés payés. On entend par travail effectif le temps pendant lequel un salarié est à la disposition de son employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.

Ce nombre de jours de congés payés qu'un employeur doit obligatoirement appliquer à ses salariés est le même qu'il s'agisse d'un salarié qui travaille à temps plein ou à temps partiel, qui est en CDD, en CDI ou en intérim, et quelle que soit sa catégorie socioprofessionnelle (cadre, employé, ouvrier, etc.).

Un employeur dispose aussi de la possibilité de calculer les jours de congés payés de ses salariés en jours ouvrés qui correspondent aux jours où l'entreprise est ouverte, sans les jours fériés habituellement non travaillés. Mais dans ce cas, l'employeur ne peut pas octroyer un nombre de jours de congés payés inférieur à celui calculé en jours ouvrables.

À noter : un salarié peut prendre ses congés payés prévus par la loi dès son arrivée dans l'entreprise, et donc sans avoir à remplir une condition d'ancienneté. Mais, dans ce cas, il doit obtenir toutefois l'accord de son employeur.

D'autre part, dans le cas où le nombre de jours de congés payés acquis par un salarié n'est pas un nombre entier, la durée de congé à appliquer est celle qui correspond au nombre entier tout de suite supérieur.

Pour calculer le nombre de congés payés d'un salarié, l'employeur doit prendre comme période de référence (c'est-à-dire la durée pendant laquelle un salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail, que l'on appelle le temps de travail effectif) celle fixée légalement entre le 1^er juin de l'année précédente et le 31 mai de l'année en cours, à moins qu'une convention collective ou un accord d'entreprise définisse un autre intervalle de période de référence.

Dans les entreprises du BTP ou des spectacles, par exemple, cette période de référence est fixée du 1^er avril de l'année précédente au 31 mars de l'année en cours.

Il faut savoir qu'un salarié en congés payés n'a pas le droit de travailler pendant sa durée de repos hormis dans un cas, s'il est embauché par contrat pour faire des vendanges.

Les jours d'absence d'un salarié pris en compte dans le calcul de ses congés payés

Certaines périodes d'absence de l'entreprise d'un salarié sont considérées comme du temps de travail effectif. En conséquence, elles sont prises en compte dans le calcul des congés payés auxquels il a droit, au même titre que le nombre de jours de congé légaux, c'est-à-dire 2,5 jours ouvrables par mois de travail.

Ces périodes assimilées à du travail effectif sont les suivantes :

• les congés payés eux-mêmes ;
• la contrepartie obligatoire sous forme de jours de repos qu'un employeur doit accorder quand un salarié accomplit des heures supplémentaires ;
• les jours de repos acquis dans le cadre de la réduction du temps de travail (RTT) ;
• les congés de maternité, de paternité, d'accueil de l'enfant et d'adoption ;
• les congés octroyés pour événements familiaux tels qu'un mariage, un Pacs, une naissance, ou encore le décès d'un membre de la famille du salarié ;
• les arrêts de travail pour cause d'accident du travail, d'accident de trajet ou de maladie professionnelle dont la durée est au maximum d'un an de manière ininterrompue ;
• les congés de formation tels que le congé de bilan de compétences, le projet de transition professionnelle (PTP) et le congé de formation économique, sociale et syndicale ;
• le temps passé au service national pour rappel ou maintien dans ce statut.

En revanche, les périodes d'absence d'un salarié dues à un arrêt de travail pour maladie, à une grève, à un congé parental à temps plein, à un congé de présence parentale, à un congé de solidarité familiale

ou à une mise à pied ne sont pas considérées dans le calcul des congés payés auxquels un salarié peut prétendre, sauf si une convention collective, un accord collectif, un accord de branche ou d'entreprise prévoit de prendre en compte ces périodes d'absence.

Certains salariés bénéficient de jours de congé supplémentaires

Des jours de congés payés supplémentaires à ceux prévus par la loi peuvent être alloués à certains salariés s'ils remplissent des conditions d'âge ou ont des enfants à charge, c'est-à-dire un enfant de moins de 15 ans au 30 avril de l'année en cours ou un enfant handicapé sans condition d'âge.

C'est le cas des salariés âgés de plus de 21 ans au 30 avril qui peuvent bénéficier de deux jours de congés payés supplémentaires par enfant à charge, dans la limite de 30 jours ouvrables. Mais aussi de ceux de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente qui ont droit à un congé de 30 jours ouvrables (congés annuels et supplémentaires cumulés), mais s'ils en font la demande à leur employeur.

D'autre part, des jours de congés payés supplémentaires au nombre légal peuvent être accordés à un salariés en fonction de son âge, de son ancienneté ou d'une situation de handicap par une convention collective, un accord d'entreprise, ou même en fonction des usages en vigueur dans une société donnée.

Comment s'organise dans une entreprise le départ en congé des salariés ?

La période de congés payés que peut prendre un salarié, ainsi que la date de départ de l'entreprise pour congé, est décidée soit par l'employeur, après avis du comité social et économique (CSE) pour les entreprises concernées, ou soit par la convention collective ou l'accord qui s'applique à l'entreprise. Dans tous les cas, un salarié doit être informé de sa période de congé au moins 2 mois avant, et de ses dates de départ précises au minimum 1 mois à l'avance.

De la même manière, c'est l'employeur qui décide de l'ordre des départs en congé des salariés dans l'entreprise. Pour ce faire, il prend en compte différents critères tels que la situation de famille des salariés, leur ancienneté dans l'entreprise, ou encore le fait qu'un salarié travaille en parallèle chez un autre employeur.

À savoir : les salariés mariés ou pacsés qui travaillent dans la même entreprise ont le droit de prendre leurs congés en même temps.

Un employeur a le droit de refuser les dates de congé souhaitées par un salarié et peut aussi lui imposer de prendre des jours de congés payés à un moment où la fermeture temporaire de l'entreprise est prévue.

Mais, une fois les dates de congé accordées à un salarié, un employeur ne peut plus revenir dessus sauf si des circonstances exceptionnelles (surcroît de travail, remplacement indispensable d'un salarié décédé par exemple, etc.) surviennent. Dans ce cas, l'employeur peut reporter les congés d'un salarié mais avec l'obligation de l'avertir au moins 1 mois avant la date de départ en congé prévue.

En général, un salarié prend les congés payés auxquels il a le droit de manière fractionnée et doit informer son employeur de ses dates de congé envisagées. Pour la plupart, il s'agit de prendre de longs congés en période estivale et de répartir les jours de congés payés restants au cours de l'année.

Dans tous les cas, le plus long congé pris par un salarié, aussi appelé congé principal, ne peut pas être inférieur à 12 jours ouvrables continus ou à 10 jours si l'employeur raisonne en jours ouvrés.

D'autre part, ce congé principal doit légalement être pris entre le 1^er mai et le 31 octobre de chaque année. Toutefois, certaines conventions collectives peuvent prévoir une autre période pendant laquelle les salariés ont la possibilité de poser leur plus long congé payé, notamment quand la durée du travail des salariés est décomptée à l'année.

Ce congé principal ne peut pas non plus dépasser en principe une durée de 24 jours consécutifs, c'est-à-dire 4 semaines. Néanmoins, un employeur est autorisé à octroyer des congés payés supérieurs à cette durée si le salarié est soumis à des contraintes géographiques particulières, si sa famille habite loin par exemple, ou s'il a à sa charge dans son foyer une personne handicapée ou âgée en perte d'autonomie.

La possibilité de prendre un congé principal en plusieurs fois

Un employeur dispose de la possibilité de demander à un salarié de prendre son congé principal en plusieurs fois, mais il doit obtenir l'accord de ce dernier. Un salarié peut également être à l'origine d'une demande de prise de son congé principal de manière fractionnée.

On parle alors de jours de congés payés de fractionnement. Ce droit est toutefois applicable si le salarié prend au moins 12 jours ouvrables de congés payés, c'est-à-dire 2 semaines, à la suite. Une durée minimum qui peut toutefois être fixée d'une autre manière par un accord d'entreprise, de branche ou une convention collective, et le plus souvent selon une durée plus favorable.

Le fractionnement de ce congé principal permet au salarié, selon le Code du travail, d'acquérir des jours de congés supplémentaires s'il prend certains jours en dehors de la période légale de congé, c'est-à-dire entre le 1^er mai et le 31 octobre : 1 jour de congé payé supplémentaire pour 3, 4 ou 5 jours pris en dehors de cette période et 2 jours supplémentaires au-delà de 6 jours.

Toutefois, il est possible qu'un accord collectif applicable dans une entreprise autorise l'employeur à ne pas accorder ces jours de congés payés supplémentaires et sans avoir à demander l'accord de ses salariés.

La rémunération des congés payés

Pendant leurs congés payés, les salariés ne sont pas rémunérés sous forme de salaire mais sont payés par ce que l'on appelle une indemnité de congés payés.

Le calcul de cette indemnité de congés payés se base sur 2 formules dont la plus avantageuse est retenue au final :

• l'indemnité de congés payés est égale à 1/10^e de la rémunération brute totale du salarié perçue au cours de la période de référence retenue. C'est ce que l'on appelle la "méthode du 1/10^e ;
• l'indemnité de congés payés est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait continué à travailler, aussi appelée la "méthode du maintien de salaire".

Pour le calcul des indemnités de congés payés dues, l'employeur peut se baser sur l'horaire de travail réel du mois (soit sur la base de 7 heures par jour), sur le nombre moyen ou le nombre réel de jours ouvrables ou ouvrés selon la formule retenue pour le calcul des jours de congé dans l'entreprise.

Cette indemnité de congés payés est versée par l'employeur au même moment que le paiement des salaires et elle est mentionnée sur le bulletin de salaire, tout comme les dates de congés correspondantes.