Comment préparer et optimiser sa présence sur un salon professionnel comme exposant ?

La participation à des événements pour une entreprise est sans doute l’une des actions marketing les plus complexes. Il est nécessaire de penser à toutes les dimensions de la communication. Ne passez à côté d’aucun point, sinon cela peut vite tout dérégler ! Vous n’avez pas forcément les compétences en interne et vous faites appel à un prestataire qui va se charger de tout ce volet événementiel ? Très bien. Il n’empêche qu’il est essentiel de vous assurer du bon fonctionnement du déroulé de l’événement. Qu’est-ce qui fait le succès de votre présence sur un salon comme exposant ?

Définir clairement les objectifs de participation à ce salon professionnel

Si vous ne vous fixez pas d'objectifs spécifiques de participation à ce salon, vous ne pourrez pas les atteindre. Et au sein d’une même entreprise, on s’aperçoit bien souvent que les attentes ne sont pas les mêmes d’une personne à l’autre. Prenez l’équipe marketing, elle aura sans doute des objectifs bien distincts de l’équipe développement de produits ou de celle des ressources humaines. Afin d’éviter de trop grandes divergences, définissez une orientation commune. Pour empêcher des objectifs contradictoires, réunissez-vous avant le salon pour définir des objectifs qui vont dans le même sens. Ainsi, cela sera plus fluide pour la réservation de l’emplacement, pour la conception du stand, pour la réalisation de l’invitation et la présence de chacun le jour de l’événement.

Planifier rigoureusement une enveloppe budgétaire

Déterminez un budget global pour la participation à ce salon. Non seulement, cela vous aidera à y voir plus claire, mais en plus, vous aurez la possibilité de faire des comparaisons une année sur l’autre. Cela vous donnera une idée des coûts et vous pourrez ainsi extrapoler et prévoir plus facilement pour vos participations ultérieures. Si vous calculez un budget réaliste, vous êtes sûr de partir sur des bases solides. Des estimations approximatives peuvent compromettre les objectifs que vous vous êtes donnés pour ce salon. Il est donc essentiel de disposer dès le départ d'une vue d'ensemble fiable des coûts que vous avez engagés.

Concevoir le stand d’exposition adéquat

Convainquez avec la bonne idée. Un stand impressionnant attire forcément les visiteurs et dirige les regards vers votre entreprise, ses services et ses produits. Tout ne doit pas être réduit à la taille du stand ou au budget que vous dépensez. Réfléchissez plutôt à un concept de stand cohérent en adéquation avec les objectifs que vous vous êtes fixés.

Chouchouter ses visiteurs

Il n’existe rien de plus inefficace qu’une stratégie marketing laissée au hasard. Si vous avez l’espoir que vos visiteurs se déplacent sur votre stand comme par enchantement, vous faites erreur. Il est de votre devoir de les attirer sur votre stand. Incitez-les à venir en mettant en place un marketing ciblé. Et avant même de les encourager à venir visiter votre stand, la première chose est de les faire venir sur le salon. Ne négligez pas la promotion de votre participation à l’événement. Assurez-vous qu’un grand nombre de vos prospects et clients feront le déplacement. Informez-les en amont de votre présence sur le salon et incitez-les à vous rendre visite sur le stand.

Se concentrer sur les nouveaux contacts

Les participations à des événements sont des moments idéaux pour nouer de nouveaux contacts. Pour de nombreuses entreprises, c’est précisément l’objectif principal. Certes, il est agréable de fidéliser ses clients actuels, de partager un café avec eux sur votre stand. Mais il est aussi recommandé d’organiser des rendez-vous avec certains de vos prospects. Ce sont eux qui font avancer votre entreprise.

Bien briefer les équipes commerciales

Le bon déroulement d'un rendez-vous client sur votre stand est un facteur de réussite décisif. Préparez vos commerciaux de manière optimale. Chacun doit savoir comment prendre part et participer aux discussions sur le salon. Cela n’est en aucun cas superflu. Ne sous-estimez pas ce temps de préparation de vos équipes qui doivent avoir en tête la structure de leur discours et garder à l’esprit les objectifs que vous vous êtes donnés. Si l'équipe présente sur le salon est composée de personnes qui n'ont pas été ou peu impliquées dans la préparation – si par exemple vous avez fait appel à un hôte ou une hôtesse extérieurs, un briefing intensif est indispensable pour que toutes les personnes impliquées soient au courant des objectifs. De façon à ce que chacun agisse et communique dans le même sens.

Conclure des ventes

La participation à un salon, c’est la possibilité de communication en direct avec vos clients et prospects mais aussi avec vos partenaires. Vous les avez tous présents autour de vous : c’est le moment d’engager des actions, d’entamer des négociations, de conclure des contrats. Votre objectif numéro un reste la rencontre réussie avec votre entourage professionnel du moment. Générez des échanges. Si vos concurrents sont nombreux, c’est aussi l’endroit et le moment de vous démarquer.

Bien conserver puis relancer les contacts

C’est votre priorité absolue. Notez et enregistrez toutes les coordonnées des personnes rencontrées. Numérisez toutes ces informations de contacts : elles sont précieuses. C’est le retour direct que vous ferez auprès de ses personnes qui vous fera dire si votre participation à ce salon a été fructueuse. Vous verrez alors quel a été le potentiel commercial de cette action de communication.

Prolonger l’événement

Le salon ne s’arrête pas une fois votre stand démonté et l’événement terminé. Certes vos opérations commerciales continuent comme précédemment. Mais à celles-ci viennent s’ajouter celles qui impliquent vos contacts du salon. En fonction de votre taille d’entreprise, préparez-vous à cette surcharge de travail.