Comment organiser un webinar efficace ? Quels outils utiliser ?

Les webinars ont le vent en poupe. Avec la pandémie de coronavirus qui a entraîné une révolution absolue dans les façons de travailler, les webinaires et les vidéoconférences ont acquis une importance cruciale pour les organisations, les entreprises, les établissements d'enseignement, etc. Les webinars ou webinaires sont très demandés. Ils font plus que jamais partie intégrante du paysage numérique dans le secteur de l’entreprise et celui de l'éducation. Jusqu'à récemment cependant, les webinaires étaient plutôt un outil destiné aux utilisateurs plus avancés, tels que les spécialistes du marketing, les vendeurs ou les enseignants. Aujourd'hui, ils sont en train de devenir l'un des moyens essentiels de la communication en ligne. Plongez dans le monde des webinars et des logiciels de vidéoconférence. Et dispensez des cours, soutenez une thèse, organisez une conférence ou simplement travaillez – tout cela sur Internet !

Qu'est-ce qu'un webinar ?

Un webinaire - au sens le plus simple - est un séminaire organisé sur Internet (séminaire + web). Il s'agit d'une forme multimédia de communication à distance basée sur une technologie qui permet aux organisateurs de rencontrer le public dans une salle de conférence virtuelle. L'organisateur, à l'aide d'une série d'outils utiles, peut présenter le contenu aux participants d'une manière interactive et engageante.

Quelles sont les caractéristiques d'un webinar ?

Le phénomène des webinaires n'est pas apparu du jour au lendemain. Chaque année, des milliers de conférences virtuelles sont organisées, auxquelles participent des millions de personnes du monde entier. Ce n'est pas sans raison. Les webinaires permettent de communiquer facilement avec un public dispersé, de partager efficacement des connaissances et de voir comment elles sont reçues en temps réel.

La salle de webinar : le cœur de votre événement

L'espace où se déroule votre webinar est une salle de conférence virtuelle, un quartier général où vous-même, l'organisateur, rencontrez les participants de votre événement. Ici, vous pouvez activer votre webcam et votre microphone, intégrés à votre ordinateur ou un dispositif externe plug-and-play pour une communication audiovisuelle avec votre public. Soyez aussi clair que possible puisque tous peuvent vous voir et vous entendre. Dans la salle de webinaire, vous pouvez également montrer une présentation préalablement préparée ou d'autres fichiers - images, textes, tableaux ou matériel vidéo ; vous pouvez dessiner ou écrire sur un tableau blanc virtuel et partager facilement les résultats de votre travail avec les participants ; vous pouvez diffuser du contenu vidéo ou dialoguer avec votre public par le biais d'un chat ou de questions-réponses modérées.

Des outils de personnalisation : sur mesure et convivialité

En fonction de la plateforme de webinar choisie, la gamme d’outils mise à disposition varie. Vous êtes libre de personnaliser l'apparence de votre salle de webinaire, en décidant si vous voulez que votre logo ou les couleurs de votre marque soient visibles et quelles images vous voulez pour souligner le caractère unique de votre événement. Vous pouvez obtenir une page d'inscription, une salle d'attente avec le programme du webinar, une page de profil, une page de remerciement, etc.

Quels sont les outils disponibles pour l’organisation d’un webinar ?

Là où la vidéoconférence ne réunit que peu de membres, le webinar est un événement qui rassemble plusieurs dizaines voire centaine de participants. Traditionnellement, le webinar vise à transmettre un message de la part de quelques personnes vers un ensemble beaucoup plus large. Les quatre outils les plus connus et les plus utilisés restent les suivants : Zoom, Teams et Google Meet.

Zoom

Zoom est un service de conférence à distance qui combine vidéoconférence, réunions en ligne, chat et travail à distance. Zoom propose également des solutions pour les réunions internes en ligne, notamment la messagerie instantanée et le partage de contenu, ainsi qu’une solution pour des événements virtuels en direct. Votre événement virtuel peut compter jusqu'à 100 participants vidéo interactifs. Ou jusqu'à 10 000 participants, qui ne peuvent alors que regarder. La version de base de Zoom est gratuite et comprend : jusqu'à 100 participants pour une réunion, un nombre illimité de rencontres individuelles, une limite de 40 minutes pour les réunions de groupe, un nombre illimité de réunions, du chat en direct, la possibilité de questions et réponses. Vous pouvez aussi créer des sessions en petits groupes au sein de l'événement principal. Comme de véritables conférences avec une scène principale et des salles d'atelier individuelles.

Teams

Microsoft Teams est inclus dans le package Office 365 Business Premium. Et vous pouvez désormais utiliser gratuitement la version premium de Teams pendant six mois et enregistrer des réunions - avec un espace de stockage de 1 téraoctet. Si vous n'avez besoin que de la solution de communication Teams, elle est gratuite. Microsoft Teams convient aux vidéoconférences comptant jusqu'à 250 participants et aux conférences en direct comptant jusqu'à 10 000 participants. Pour ces grands événements en direct, Microsoft a également mis en place des conseils supplémentaires.

Google Meet

C’est le service de Google conçu pour les professionnels. Il vous permet de programmer des vidéoconférences facilement. Comme pour Zoom et Teams, il vous suffit de transférer un lien à vos contacts, qui ont besoin d’avoir un compte Google. La version gratuite permet de créer une réunion, en lançant un appel vidéo d’1 heure maximum avec un nombre maximal de 100 invités. Il n’y a pas de restriction sur le nombre de création de réunions, vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.