Externaliser la gestion du poste clients : quels avantages pour l'entreprise ?

La gestion du poste clients passe par l’émission, l’encaissement et le recouvrement des factures. Le poste clients est la colonne vertébrale de la santé financière de l’entreprise.

À l’heure où les retards de paiements et les impayés affectent leur trésorerie, certaines entreprises font le choix d’externaliser la gestion du poste clients. Pour un recouvrement plus rapide des créances et une sécurisation des actifs, l’externalisation présente de nombreux avantages. Lesquels ? Nous vous répondons dans cet article.

Que veut dire externaliser la gestion du poste clients ?

Pour rappel, le poste clients d’une entreprise se compose de l’ensemble des factures et encours (les créances) émises à l’égard des clients après achat d’une prestation. Elles sont enregistrées en comptabilité dans le journal de ventes, bilan, etc.

Le poste clients représente environ 50 % de l’actif de l’entreprise. Sa bonne gestion est capitale pour sa santé financière. Plusieurs tâches incombent aux gestionnaires du poste clients comme :

• l’émission et l’envoi des factures ;
• l’encaissement des règlements clients ;
• la relance des impayés ;
• le recouvrement ;
• le contentieux.

La gestion du crédit client, mais aussi l’analyse du risque client peuvent être confiées à un prestataire externe. L’entreprise peut déléguer les étapes de la relance et du recouvrement de son poste clients en partie ou en totalité. La procédure de recouvrement est strictement réglementée en France. Elle peut être confiée à des avocats ou huissiers, mais aussi à des sociétés spécialisées d’affacturage. En plus de financer les factures cédées par l’entreprise pour une avance de trésorerie, le factor gère, après mise en place d’un contrat, le poste clients de l’encaissement jusqu’au contentieux. Si l’entreprise souscrit une assurance crédit, la société d’affacturage couvre également le risque de créances impayées.

Quels sont les avantages d’externaliser la gestion du poste clients pour une entreprise ?

Quelle que soit sa taille, l’encaissement des factures clients à échéance est primordial pour assurer tout le cycle d’exploitation de l’entreprise. Les délais de règlement sont parfois longs jusqu’à 45 jours et plus. Le décalage entre les encaissements et les décaissements impacte la trésorerie et le BFR de l’entreprise. Sans parler des impayés qui sont à l’origine d’une faillite sur quatre des entreprises.

De l’efficacité et de la réactivité des gestionnaires du poste clients dépend tous les autres services de l’entreprise. Quand elle ne dispose pas du personnel adéquat ou des compétences requises, l’externalisation de la gestion du poste clients peut être une solution rentable. Les avantages sont nombreux, d’autant plus si l’externalisation est associée à une assurance crédit du prestataire ou une assurance crédit en délégation. Cette possibilité est envisageable avec un contrat d’affacturage. Parmi les avantages citons :

• réduire les délais de paiement des factures ;
• indemniser les factures impayées ;
• améliorer et augmenter la trésorerie ;
• alléger le BFR (besoin en fonds de roulement) ;
• bénéficier de compétences et du savoir-faire de sociétés spécialisées dédiées ;
• diminuer significativement le risque de créances impayées.

Comment externaliser la gestion du poste clients d’une entreprise ?

L’entreprise qui souhaite externaliser la gestion de son poste clients doit en amont définir un cahier des charges précis. Toutes les questions doivent être posées pour déterminer les besoins et in fine les services adaptés. Le poste clients est un bien précieux où sa gestion déterminante permet de maintenir des relations pérennes et saines avec ses clients. La confier à une société externe nécessite avant tout un partenariat de confiance, mais aussi une coopération maximale.

Que ce soit un cabinet de recouvrement de créances ou une société d’affacturage, le choix de l’entreprise prend en compte l’expérience du prestataire, le secteur d’activité et le coût des services qu’il propose. Le comparatif peut être fait avec des outils en ligne ou avec l’aide d’un courtier spécialisé. Son banquier est également un conseiller à ne pas négliger. De nombreuses sociétés d’affacturage sont souvent filiales de banques ou de sociétés financières. Le factor doit d’ailleurs être agréé par la Banque de France comme établissement de crédit.

Externaliser la gestion du poste clients n’est pas sans inconvénients. Cette démarche représente un coût qui est en principe proportionnel aux créances cédées et au volume de recouvrement. Mais elle peut affecter également la relation avec ses clients. L’image de l’entreprise peut en pâtir. L’encaissement des factures est une tâche importante dans le processus commercial. Tout comme la gestion de la relance qui nécessite de la pédagogie et de l’écoute. La fidélisation des clients est déterminante pour la pérennité de l’entreprise. C’est pourquoi il peut être judicieux d’externaliser la gestion du poste clients quand la relation avec ses clients n’existe plus ou que le financement d’une avance de trésorerie devient vital. À l’inverse, l’externalisation permet à l’entreprise de se recentrer sur ses priorités en se reposant sur un partenaire de confiance. Sa connaissance et son expertise transmettent une preuve de rigueur non négligeable à sa clientèle et limite les risques d’impayés.