L'assemblée générale annuelle est-elle obligatoire pour une entreprise ?

L’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire est un moment important dans la vie d’une entreprise. L’assemblée générale ordinaire, dite annuelle est le lieu de prise de décisions, l’endroit où l’on échange sur le fonctionnement de la société. L’assemblée générale annuelle réunit les associés et actionnaires en compagnie des dirigeants pour permettre de faire le point sur la stratégie passée et future de l’entreprise. Mais est-ce une réunion obligatoire ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale annuelle ?

Une assemblée générale annuelle est une réunion qui a lieu une seule fois par an entre les actionnaires ou associés d'une société. En général, c'est la seule fois où administrateurs et actionnaires se rencontrent au cours de l'année, et c'est donc l'occasion de présenter le rapport annuel de la société, et notamment de ses comptes. Car le principal objectif d’une assemblée générale annuelle est l’approbation des comptes de l’exercice précédent. Les entreprises ne sont pas les seules à tenir des assemblées générales annuelles, c’est aussi le lot des associations, des syndicats, des universités, des écoles, etc.

Que se passe-t-il lors d'une assemblée générale annuelle ?

Lors d'une assemblée générale annuelle, les associés, dirigeants et actionnaires de l’entreprise discutent de ses performances et de sa stratégie future. C’est l’occasion d’échanger à propos des grandes orientations de la société, d’obtenir des réponses, d’interpeller, de se féliciter si les résultats sont bons. Il est de coutume de porter au vote certaines décisions. Les personnes qui choisissent de ne pas assister à la réunion ou qui ne peuvent pas être présentes à l’assemblée générale annuelle peuvent normalement voter par procuration, ce qui peut être fait par courrier ou en autorisant un autre actionnaire à voter en leur nom.

L’assemblée générale annuelle est-elle obligatoire pour une entreprise ?

Chaque année, les associés d’une entreprise doivent se réunir en assemblée générale, c’est une obligation. La tenue de cette assemblée générale doit avoir lieu moins de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de la société. Si les associés n’ont pas la possibilité de se réunir physiquement et si les statuts de l’entreprise le permettent, l’assemblée générale annuelle peut se tenir de manière virtuelle voire par écrit. Le déroulement de l’assemblée et surtout les modalités de convocation obéissent à la structure juridique de votre société.

Quelles sont les modalités d’une assemblée générale annuelle ?

La date de l’assemblée générale annuelle

Comme dit précédemment, l’assemblée générale annuelle doit se tenir au plus tard six mois après la clôture de l’exercice comptable. Par exemple pour une clôture des comptes le 31 décembre 2021, l’assemblée générale doit se tenir avant le 30 juin 2022. Si vous faites la demande d’un prolongement de délai, il peut éventuellement vous être accordé par le président du tribunal de commerce. Si vous ne faites pas la demande d’un prolongement de délai et que vous ne vous réunissez pas en assemblée générale dans les six mois qui suivent, vous pouvez recevoir une sanction pénale. Par exemple, si vous ne convoquez pas vos associés ou actionnaires en assemblée générale annuelle, la loi peut engendrer une amende allant jusqu’à 9000 euros par réunion non effectuée, selon les articles L.241-3 à L.241-9 du code du commerce.

Le lieu de l’assemblée générale annuelle

Si le lieu de l’assemblée générale n’est pas prévu dans les statuts de votre entreprise ou société, vous pouvez choisir librement l’endroit où l’organiser.

L’objet de l’assemblée générale annuelle

Quelles sont les décisions sur lesquelles l’assemblée générale statue ? Les trois décisions essentielles qui doivent être abordées sont l’approbation de la rémunération passée du dirigeant et les modalités de sa rémunération pour l’exercice à venir, l’approbation des comptes annuels – ou leur rejet ou redressement, l’affectation du résultat – que faire ? Distribuer ou mettre en réserve les bénéfices ou bien reporter à nouveau les pertes ?

Les personnes réunies lors de l’assemblée générale annuelle

Les dirigeants, les associés et actionnaires peuvent être présents à l’assemblée générale annuelle. S’ils ne peuvent l’être, ils ont la possibilité de se faire représenter. Peuvent également assister à la réunion les dirigeants non associés, le commissaire aux comptes s’il y en a un de désigné ou encore l’huissier choisi pour constater la délibération.

Comment se déroule une assemblée générale annuelle ?

Quel est le mode de convocation à une assemblée générale annuelle ?

Quelle que soit la forme de votre société, la convocation à l’assemblée générale annuelle doit mentionner l’ordre du jour. Cela permettra à tous les participants de prendre connaissance de ce qui va se dire lors de la réunion. Le Code du Commerce l’évoque clairement dans un de ces articles concernant les SARL.

Quels sont les documents à fournir lors d’une assemblée générale annuelle ?

Afin de prendre des décisions en connaissance de cause, tous les présents à l’assemblée générale doivent avoir les cartes en mains. Cela veut dire que chacun doit recevoir quinze jours avant la date les comptes annuels, le rapport de gestion, le texte des résolutions proposées, l’inventaire, le rapport du commissaire aux comptes – s’il y en a un de désigné, les comptes consolidés si votre société est tenue d’en établir. Vous n’êtes pas obligé d’adresser tous ces documents par voie postale à chacun des participants, mais vous devez au minimum les mettre à disposition au siège social.

Comment se passe le vote lors d’une assemblée générale annuelle ?

Les présents votent normalement lors de la réunion. Les absents peuvent se faire représenter par un tiers chargé de voter en leur nom. Cette possibilité de remplacement doit être mentionnée dans les statuts et dans la lettre de convocation à l’assemblée générale.

Quelles sont les obligations à l’issue de l’assemblée générale annuelle ?

Au terme de la réunion des associés, actionnaires et dirigeants, un procès-verbal d’assemblée générale doit être rédigé puis déposé au greffe du tribunal de commerce compétent. C’est lui qui sert de preuve pour toutes les décisions qui ont été prises pendant l’AG. Le procès-verbal est un document qui rappelle la date et le lieu de l’assemblée, l’identité du président de l’assemblée, les documents mis à disposition, la liste des résolutions soumises au vote et le résumé des échanges et résultats des votes. Une copie est transmise et l’original est archivé dans un registre au sein de l’entreprise.