Comment répondre à un appel d'offres public en étant une TPE/PME ?

Un appel d’offres public est une mise en concurrence d’entreprises autour d’un projet initiée par un acheteur public et publiée sur une plateforme officielle telle que le bulletin officiel d’avis à marchés publics (BOAMP) ou le journal officiel de l’Union européenne (JOUE). Il faut savoir qu’un appel d’offres public est soumis à un cadre réglementaire plus strict qu’un appel d’offres émanant du secteur privé et il est notamment encadré par le Règlement de la consultation qui précise les caractères obligatoires que doit comporter une réponse. En effet, à la différence d’un appel d’offres privé, qui peut être directement adressé à certaines entreprises, un appel d’offres public doit assurer la pleine égalité de traitement de chacun des candidats et œuvrer en toute transparence.

Lorsqu’une TPE ou une PME souhaite répondre à un appel d’offres public, la marche à suivre est très précise. Faisons le point dans ce dossier.

Pourquoi répondre à un appel d’offres public pour une TPE/PME ?

Pour une TPE ou une PME, répondre à un appel d’offres public est avantageux.

La possibilité de s’ouvrir à de nouveaux marchés

Chaque année, le budget dédié aux commandes publiques est en progression et ce marché représente une opportunité non négligeable pour les entreprises, et notamment les TPE et PME. En effet, les appels d’offres publics sont une excellente occasion d’élargir le champ d’action des entreprises de petite et moyenne taille, de décrocher de nouvelles commandes et de développer leur activité au point d’augmenter leur chiffre d’affaires.

Gagner en notoriété

Remporter un marché public est un bon moyen de se faire connaitre et de développer son réseau. Vous disposez ensuite d’un argument de point pour décrocher de nouveaux contrats. Mais y participer sans être retenu est également un moyen de laisser une trace. En effet, la place a pu être confiée à un autre professionnel pour de multiples raisons, mais votre profil a pu retenir l’attention de ceux qui l’ont étudié, ce qui peut vous permettre d’être contacté ou favorisé plus tard pour d’autres projets.

Si vous remportez l’appel d’offres, vous pouvez ainsi vous faire connaitre des collectivités et des entreprises de votre secteur, ce qui vous permettra de gagner en notoriété et de décrocher de nouvelles commandes.

Un paiement assuré dans des délais raisonnables

L’administration paye systématiquement les entreprises qu’elle choisit dans le cadre des appels d’offres. Aucune crainte à avoir, ce qui n’est pas toujours le cas dans le cadre d’un projet privé.

En outre, si l’administration avait la réputation d’être mauvaise payeuse en matière de délais, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Ceux-ci se raccourcissent généralement à 30 jours et sont encadrés par des textes légaux. En conséquence, si la prestation est bien exécutée, vous êtes assuré d’être payé sans retard. En effet, en cas de défaut de paiement, une administration doit verser des pénalités à l’entreprise.

Comment répondre à un appel d'offres public pour une TPE/PME ?

Répondre à un appel d’offres public est une opération très encadrée et régie par un cadre réglementaire strict. Néanmoins, au vu des avantages qu’elle comporte et grâce à la possibilité d’agir directement en ligne, cette démarche a tout intérêt à être entreprise par les TPE/PME qui souhaitent remporter l’appel d’offres.

Voici les étapes qu’il est nécessaire de respecter.

Surveillez les appels d’offres susceptibles de vous intéresser

Pour répondre à des appels d’offres publics, il vous faut vous tenir toujours informé des propositions disponibles. Pour ce faire, consultez régulièrement les sites officiels tels que le JOUE et le BOAMP, les différents journaux d’annonces légales, les plateformes dédiées, etc. Vous pourrez ainsi y trouver l’ensemble des avis d’appel public à la concurrence (AAPC ou AAC) que les acheteurs publics proposent.

Créez-vous des alertes gratuites pour être informé et alerté plus rapidement des nouvelles propositions en fonction de votre secteur d’activité.

Analysez chaque avis d’appel public à la concurrence

Avant de vous jeter sur un appel d’offres, prenez le temps d’étudier la proposition. En effet, elle peut ne pas présenter d’intérêt pour votre entreprise. Constituer un dossier de réponse à un appel d’offres est une opération longue et chronophage, raison pour laquelle il est dommage de perdre du temps avec des propositions qui ne vous concernent pas ou que vous n’avez aucune chance de remporter.

Il vous suffit de bien étudier et d’analyser les critères émis par l’avis. Toutes les données doivent être mentionnées, telles que le lieu et la date de réalisation, l’allotissement, les conditions pour obtenir le projet, les éventuelles contraintes, les critères retenus ou encore la date butoir à laquelle il faut déposer son dossier.

Évitez donc de mobiliser votre temps pour des projets qui ne valent pas le coup.

Étudiez le Dossier de consultation des entreprises (DCE)

Ce dossier est un cahier des charges qui comprend de nombreux éléments essentiels dans le cadre d’un appel d’offres public.

• Le Règlement de consultation (RC) : il indique les règles à respecter ainsi que les modalités de transmission des dossiers.
• L’Acte d’engagement (AE) : il doit être impérativement complété pour répondre à un appel d’offres public.
• Le Cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : il comporte les données administratives liées à l’appel d’offres (prix de la prestation, pièces exigées, modalités de paiement, pénalités de retard, etc.).
• Le Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : il dresse la liste des exigences techniques liées à l’offre publique et les besoins spécifiques de l’acheteur public dans le cadre du projet.

Constituez votre dossier de candidature à l’appel d’offres

Pour espérer remporter un appel d’offres public, il vous faut impérativement déposer un dossier de candidature soigneusement rédigé. Prenez donc le temps de le constituer et de le compléter de l’ensemble des données attendues. N’hésitez pas, pour ce faire, à vous établir un calendrier précis et bien organisé.

En effet, votre dossier doit comporter de nombreux éléments, dont voici les principaux :

• l’ensemble des formulaires administratifs à compléter et à fournir ;
• les documents liés à l’acceptation des clauses spécifiques ;
• les justificatifs d’assurances ;
• le mémoire technique, un document important pour espérer se démarquer de la concurrence ;
• une offre tarifaire.

Déposez votre dossier de candidature

Dès lors que votre dossier de candidature est complet et que vous avez respecté les délais impartis, vous pouvez le transmettre à l’acheteur public. Déposez-le sur la plateforme dématérialisée prévue à cet effet et veillez à bien y adjoindre l’ensemble des pièces exigées avant de signer votre candidature. En effet, votre dossier doit impérativement être complet pour être pris en compte !

Néanmoins, n’hésitez pas à contacter par écrit l’administration qui diffuse l’appel d’offres public si le DCE comporte des éléments que vous ne comprenez pas ou qui manquent de précision. Mieux vaut solliciter des éclaircissements en amont que de passer à côté des attentes de l’acheteur. Malheureusement, peu de candidats osent entreprendre cette démarche qui peut pourtant leur faire gagner un temps précieux et même les aider à remporter l’appel d’offres.

En cas de refus de votre candidature, questionnez l’acheter sur ses motifs

Si votre candidature n’a pas été retenue, n’hésitez pas à contacter par écrit l’acheteur afin de lui demander de vous exposer les motifs détaillés de son refus. Ceci peut vous permettre d’améliorer votre démarche pour de futures offres publiques et de remporter de futurs projets, à défaut de celui-ci.