Auto-entrepreneur : comment gérer un contrôle Urssaf ?

Comme toutes les entreprises, un auto-entrepreneur peut faire l'objet d'un contrôle de l'Urssaf destiné à vérifier s'il déclare de la bonne manière ses cotisations et contributions sociales, qui servent en particulier à financer les prestations versées par la Sécurité sociale et les allocations familiales. Outre cet aspect de ce type d'examen, un contrôle de l'Urssaf a aussi pour but de constituer "un moment utile pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l’application des textes", comme l'indique l'organisme. Bien gérer un contrôle de l'Urssaf signifie pour un auto-entrepreneur d'abord de connaitre sa procédure, d'être informé des documents qu'il doit fournir à l'agent chargé de cette inspection pour pouvoir les préparer et les mettre à disposition, ou encore de savoir quelles sont les conséquences possibles d'un tel contrôle.

Qu'est-ce qu'un contrôle de l'Urssaf ?

Au même titre que toutes les entreprises et quel que soit leur régime juridique, les auto-entrepreneurs peuvent faire l'objet d'un contrôle de l’Union de recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations familiales (Urssaf).

L'Urssaf est en effet chargée d’assurer la collecte des cotisations et contributions sociales dues par les entreprises qui financent en particulier le régime général de la Sécurité sociale et l'assurance chômage.

C'est pourquoi cet organisme a notamment pour rôle de vérifier l’exactitude des déclarations des entreprises redevables de ces cotisations, dont les auto-entrepreneurs, dans le but de veiller au respect des droits des salariés en particulier.

Les cotisations versées par toutes les entreprises sur la base de leurs propres déclarations à l'Urssaf servent en effet à financer des prestations telles que l'assurance maladie, les congés de maternité ou de paternité, les retraites de base et complémentaires, l'assurance invalidité ou décès, les indemnités journalières, ou encore les droits des salariés au congé de formation professionnelle, par exemple.

Mais l'Urssaf joue également un rôle de conseillère pour éviter aux entreprises une mauvaise application des textes en vigueur en matière de cotisations et de contributions sociales, des textes souvent compliqués à comprendre surtout pour un auto-entrepreneur qui ne dispose pas à ses côtés d'un expert-comptable ou d'un autre professionnel compétent pour le guider et le conseiller.

Un contrôle de l'Urssaf peut prendre concrètement 2 formes :

• un contrôle sur place, plus précisément appelé un contrôle comptable d’assiette, qui, comme son nom l’indique, est une inspection de l'Urssaf réalisée là où l'auto-entrepreneur exerce son activité professionnelle ;
• un contrôle sur pièces, qui se déroule dans les locaux de l'Urssaf, et qui ne nécessite pas forcément la présence de l'auto-entrepreneur concerné par cette démarche. On parle alors d'un contrôle partiel d’assiette sur pièces. Concernant le contrôle des auto-entrepreneurs, comme pour les petites entreprises de moins de 11 salariés, c'est cette solution qui est en principe privilégiée par l'Urssaf.

En ce qui concerne un auto-entrepreneur, un contrôle de l'Urssaf peut durer pendant 3 mois au maximum, hormis si des manquements graves sont constatés.

D'autre part, concrètement, ce contrôle porte sur les 3 dernières années complètes de son activité, plus précisément sur les 3 dernières années à compter de l’expiration de l’année civile au titre de laquelle les cotisations et contributions sociales sont dues (ce délai est porté à 5 ans en cas d'une infraction en rapport avec du travail illégal).

Quel est le but d'un contrôle Urssaf pour un auto-entrepreneur ?

Comme pour toutes les entreprises, le contrôle d'un auto-entrepreneur par l'Urssaf vise à constater que ce chef d'entreprise s'acquitte bien de ses cotisations sociales, et surtout qu'il procède bien à leur bonne déclaration, c'est-à-dire selon les textes en vigueur.

Même si un auto-entrepreneur bénéficie de par son statut d'un régime dit "simplifié" en matière de calcul et de paiement des cotisations sociales obligatoires, il n'en est pas moins redevable.

Le montant de ces cotisations sociales représentent un pourcentage fixe du chiffre d’affaires encaissé par un auto-entrepreneur. Le taux prélevé dépend de la nature de l'activité qu'il exerce : 12,3 % pour une activité de vente de marchandises et de fourniture de logement, hormis la location d'habitation meublée et de logement meublé de tourisme, de 21,2 % pour une activité de prestation de services, de 21,1 % pour une activité libérale relevant de la Sécurité sociale des indépendants, etc.

Même si, dans l'imaginaire, un contrôle de l'Urssaf est synonyme le plus souvent d'erreur ou de suspicion de fraude, dans la réalité ce n'est pas systématique.

En effet, un auto-entrepreneur peut être choisi pour être contrôlé de manière aléatoire par l'Urssaf. Néanmoins, certains signes peuvent décider l'Urssaf d'effectuer un contrôle :

• le fait que les déclarations ou les paiements de cotisations sociales soient mal effectués ou fassent l'objet de retards ;
• quand un auto-entrepreneur atteint le chiffre d'affaires maximum requis pour bénéficier de ce statut, soit 188 700 euros pour les activités de vente de marchandises, de vente à consommer sur place et de fourniture de logement (hors location meublée autre que meublé de tourisme ou chambre d’hôte) ou 77 700 euros pour les prestations de services relevant de la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou des bénéfices non commerciaux (BNC) ;
• si un auto-entrepreneur a fait l'objet d'un contrôle par l'administration fiscale à titre personnel ;
• dans le cas où le client d'un auto-entrepreneur fait l'objet d'un contrôle fiscal et que l'Urssaf s'intéresse à son activité par ce biais.

En résumé, comme l'indique l'Urssaf dans sa "Charte du cotisant contrôlé", un document qui mentionne les modalités de déroulement d’un contrôle de l'Urssaf, ainsi que les droits et les garanties dont l'auto-entrepreneur contrôlé bénéficie tout au long de cette procédure, "Le contrôle réalisé a vocation à veiller notamment à l’exactitude des déclarations, garantie d’un jeu loyal de la concurrence, et au respect des droits des salariés. Il constitue également un moment utile pour vous conseiller et prévenir les difficultés rencontrées dans l’application des textes".

Le contrôle de l'Urssaf pour un auto-entrepreneur : quelle forme et procédure concrètement ?

Pour un auto-entrepreneur, un contrôle de l'Urssaf se déroule en 4 étapes principales à connaitre pour bien gérer et se préparer à cette inspection :

1 - Réception d'un avis de contrôle de la part de l'Urssaf

Avant de procéder à un contrôle, l'Urssaf envoie à l'auto-entrepreneur concerné un avis de contrôle au moins 30 jours au préalable qui l'informe de la date prévue pour son inspection et des documents qu'il devra tenir à la disposition des agents chargés de ce contrôle, qui sont agréés par le directeur de l’Urssaf Caisse nationale (soit l’Agence centrale des organismes de sécurité sociale, l'Acoss) et liés par le secret professionnel.

Cet avis de contrôle doit être accompagné de la "Charte du cotisant contrôlé" qui informe notamment l'auto-entrepreneur sur sa possibilité de se faire assister par un conseiller de son choix, qui peut être aussi mandaté pour suivre la procédure de contrôle de l’Urssaf.

Toutefois, si un contrôle de l'Urssaf est déclenché pour suspicion de travail dissimilé, qui représente en particulier un très grand manque à gagner en matière de collecte de cotisations sociales, l'organisme n'est pas tenu de prévenir l'auto-entrepreneur de sa venue ou de son contrôle sur pièces.

D'autre part, il faut savoir qu'un auto-entrepreneur qui fait en sorte de ne pas se soumettre à un contrôle de l'Urssaf peut faire l'objet de sanctions pour "obstacle à contrôle", soit une pénalité financière d'au maximum 7 500 euros.

2 - Préparer les documents à fournir obligatoirement aux agents de contrôle de l'Urssaf

Dans le cas d'un contrôle d'un auto-entrepreneur, l'Urssaf procède à un contrôle sur pièces, c'est-à-dire que ce dernier est réalisé dans les locaux de l'organisme et non pas dans les locaux où l'auto-entrepreneur exerce son activité professionnelle.

C'est pour cela que l'Urssaf demande à l'auto-entrepreneur de lui fournir au minimum dans les 30 jours qui suivent l'envoi de son avis de contrôle certains documents. Il s'agit principalement pour un auto-entrepreneur de :

• son extrait K, qui renseigne sur son activité et regroupe toutes les mentions portées au Registre du commerce et des sociétés (RCS), soit sa dénomination ou raison sociale, son numéro Siren, son code Activité principale exercée (APE), sa forme juridique (entreprise individuelle), l'adresse de son siège social, etc. ;
• le livre de ses recettes, ainsi que son registre des achats ;
• ses derniers avis d'imposition ;
• ses devis et factures établis dans le cadre de son activité professionnelle.

À noter : en vue d'un éventuel contrôle de l'Urssaf, un auto-entrepreneur doit conserver tous ces documents format papier ou numérique, mais aussi ceux qui pourraient intéresser cet organisme, pendant au moins 6 ans.

Pour gérer au mieux un contrôle de l'Urssaf, un auto-entrepreneur doit aussi savoir que cet organisme peut à tout moment lui demander d'autres pièces justificatives. C'est pourquoi il est conseillé à l'occasion d'un tel contrôle de rassembler auparavant tous les documents qui pourraient avoir une importance aux yeux de l'Urssaf.

D'autre part, il faut savoir que l'Urssaf croise systématiquement les pièces inspectées avec les informations fournies par l'auto-entrepreneur à l'administration fiscale.

3 - Le déroulement concret d'un contrôle de l'Urssaf

Pour un auto-entrepreneur, un contrôle de l'Urssaf se déroule sur pièces, c'est-à-dire dans les locaux de cet organisme, sur la base des documents fournis par l'entrepreneur au préalable.

L'instruction de ces documents par l'Urssaf consiste principalement pour l'agent qui en a la charge de vérifier si les montants des cotisations et contributions sociales réglés par l'auto-entrepreneur sont corrects et conformes à la législation.

4 - Envoi d'une lettre d'observations de l'Urssaf

Suite à son contrôle, l'Urssaf procède à l'envoi d'un courrier postal appelé "lettre d'observations" à l'auto-entrepreneur qui l'informe de ses conclusions qui peuvent prendre 4 formes principales :

• aucun problème n'a été détecté en ce qui concerne le versement des cotisations et contributions sociales de l'auto-entrepreneur et le contrôle s'arrête là ;
• il est constaté que l'auto-entrepreneur a payé trop de cotisations sociales. L'Urssaf procède donc à un réajustement de ces dernières en sa faveur dans un délai maximum de deux mois ;
• il s'avère que l'auto-entrepreneur n'a pas payé assez de cotisations sociales et fait l'objet d'un redressement. L'Urssaf lui envoie dans ce cas-là un courrier sous forme de mise en demeure de régler les sommes manquantes dans le mois qui suit la réception de ce courrier. Cette somme est majorée d'une pénalité de retard de 5 % ;
• l'Urssaf constate une fraude. L'auto-entrepreneur fait alors l'objet d'un redressement, c'est-à-dire qu'il doit payer les cotisations sociales non versées, majorées, par exemple dans le cas de travail dissimulé, de 25 %.

Les conclusions d'un contrôle de l'Urssaf peuvent aussi conclure à de simples observations ou recommandations à l'attention de l'auto-entrepreneur.

À partir de la réception de la lettre d'observations de l'Urssaf, un auto-entrepreneur dispose d’un délai de 30 jours (qui peut être renouvelé d'autant sur demande) pour faire part par écrit de ses remarques, d’éléments nouveaux, de précisions ou de compléments qu'il juge nécessaires, ou de son éventuel désaccord.