Comment mettre en place une mutuelle d'entreprise en 5 étapes !

En tant que responsable d'une entreprise du secteur privé, vous devez obligatoirement proposer à vos salariés une mutuelle d'entreprise destinée à couvrir leur frais de santé non remboursés par l'Assurance maladie.

Cette mutuelle d'entreprise doit prévoir la prise en charge d'un panier minimum de soins et de prestations. Vous devez participer au financement de cette mutuelle d’entreprise que vous pouvez choisir vous-même, sauf exceptions, à hauteur d'au moins 50 %. Le choix d'une mutuelle d'entreprise répond à des critères bien déterminés et demande de respecter certaines démarches. Nos conseils pour mettre en place une mutuelle d'entreprise en 5 étapes.

1^re étape : prendre connaissance des obligations en matière de mutuelle d'entreprise

Avant d'entamer les démarches pour choisir une mutuelle d'entreprise pour vos salariés, vous devez d'abord vous référer aux textes de la convention collective dont vous dépendez éventuellement, ou à ceux d'un accord de branche s'il en existe un. Dans ce cas en effet, le choix d'une mutuelle d'entreprise spécifique peut être recommandé, voire imposé.

Sinon, plusieurs moyens s'offrent à vous pour mettre en place cette couverture santé complémentaire obligatoire au sein de votre entreprise : par le biais d’un référendum, d’un accord collectif négocié avec les représentants du personnel, ou de ce que l'on appelle une décision unilatérale de l'employeur (DUE) après consultation du Comité social et économique (CSE) pour les entreprises de 11 salariés et plus.

2^e étape : définir les besoins de vos salariés

D'une manière générale, en tant qu'employeur, vous disposez d'une liberté totale pour choisir votre mutuelle d'entreprise, tout comme ses garanties à partir du moment où celles prévues par la loi sont prévues.

Dans ce but, il est judicieux de vous intéresser aux besoins de vos salariés, en les consultant ou les représentants du personnel, afin de choisir la meilleure mutuelle d'entreprise, c'est-à-dire celle qui, en termes de garanties et de prestations, est la mieux adaptée à leur état de santé (médecine douce, orthodontie, consultation de psychologue, etc.), à leur situation et composition familiale (leurs ayants droit notamment qui pourraient être couverts par la mutuelle d'entreprise), à leur âge, etc.

3^e étape : comparer différentes offres de mutuelle d'entreprise et leurs garanties

Une fois les caractéristiques de la mutuelle à mettre en place dans votre entreprise définies, la 3^e étape consiste bien sûr à vous rapprocher de plusieurs organismes assureurs dans ce domaine afin de demander des devis et de comparer leurs offres, c'est-à-dire le détail des garanties proposées en matière de prise en charge complémentaire de frais de santé, et les tarifs de ces dernières qui peuvent également varier selon la localisation de votre entreprise.

Pour rappel, vous devez obligatoirement financer au minimum 50 % des cotisations de vos salariés, avec la possibilité de bénéficier de l'exonération de charges sociales sous certaines conditions, dont notamment celle de souscrire une mutuelle d'entreprise auprès d’un organisme habilité tel qu'une institution de prévoyance, une mutuelle ou une entreprise relevant du Code des assurances.

À noter : pour vous permettre d'obtenir des devis pour votre mutuelle d'entreprise et vous aider dans votre choix, sachez que des comparateurs en ligne, bien utiles, sont à votre disposition.

4^e étape : rédiger un écrit pour informer vos salariés

Vous avez trouvé la meilleure mutuelle d'entreprise qui s'adapte au plus près aux besoins de vos salariés. Parfait ! Il vous faut maintenant rédiger une notice d'information à destination de vos salariés qui doit mentionner en détail les prestations que vous avez souscrites dans le cadre de votre contrat de complémentaire santé d'entreprise. En général, cette notice vous est fournie par l'organisme assureur que vous avez choisi.

N'oubliez pas ensuite de bien conserver la preuve que vous avez bien remis ces informations à vos salariés, qui peut se concrétiser sous la forme d'un récépissé qui atteste de la bonne réception de cette notice d'information par chacun de vos salariés ou, par exemple, par la signature d'une liste d'émargement.

5^e étape : affilier vos salariés à la mutuelle d'entreprise choisie

Enfin, la dernière étape de vos démarches pour mettre en place une mutuelle d'entreprise a pour but bien sûr l'adhésion de vos salariés à cette complémentaire santé collective obligatoire, excepté pour ceux qui peuvent bénéficier d'une dispense d’affiliation si leur situation répond à des conditions précises définies par la loi.

L'adhésion de vos salariés prend la forme d'une déclaration d'affiliation qu'ils doivent chacun remplir. Cette dernière doit être accompagnée de certaines pièces dont en particulier leur carte Vitale et leur relevé d'identité bancaire (RIB).

Selon leur situation, vos salariés doivent aussi vous remettre des pièces telles qu'une attestation de Pacs, de concubinage, ou encore par exemple les certificats de scolarité de leurs enfants.

Vous devez ensuite transmettre à l'organisme assureur que vous avez choisi pour mettre en place votre mutuelle d'entreprise l'ensemble de ces documents pour formaliser l'adhésion de vos salariés auprès de cette dernière.